Bertil arbetar 24/7 – utan ett enda misstag

– Det är kul att ha en ny kollega som arbetar ännu snabbare än vad vi gör, säger Elizabeth Linder.

Elizabeth är arkivarie på Utbildningsdirektoratet i Norge och är mentor för Bertil, en osynlig varelse som har tagit över kollegornas rutinuppgifter.

– Roboten Bertil gör inga misstag och han är aldrig sjuk eller på semester. Han kommer till jobbet tidigt och jobbar tills han är färdig, helst långt in på kvällen. Bertil har heller ingenting emot att jobba på helgerna. Då passar det bra att ta hand om alla rutinartade processer, som att avsluta och logga saker, säger Elizabeth.

Den nyaste medarbetaren är alltså en robot. Bertil började på direktoratet förra året och fick först jobba med att hantera öppenhetskrav. Nu har Bertil lärt sig flera uppgifter och är en självklar del av arkivteamet – trots att han bara finns installerad på en dator och inte har någon egen plats i kontorslandskapet.

Mer tid till andra uppgifter

Elizabeth berättar mer än gärna om hur det är att arbeta med programvaruroboten Bertil. Förut la hon och de andra i teamet mycket tid på att logga varje e-postmeddelande och distribuera öppenhetskraven internt. Dessutom behövde uppföljning av sakfrågor och svarstider utföras manuellt.

När Bertil anställdes, eller blev installerad, var det ett sätt att bygga broar mellan systemen. Det blev ett effektivt sätt att automatisera utan att behöva vänta på omfattande integreringar och systemändringar.
– Under det senaste året har vi haft möjlighet att arbeta på ett helt annat sätt, mycket för att Bertil har tagit över de rutinmässiga uppgifterna, säger Elizabeth.

Det är arkivchef Ola Langnes-Øyen som ansvarar för introduktionen av roboten Bertil. Bertils riktiga namn är RPA, vilket betyder "Robotic Process Automation" och är en mjukvara som automatiserar uppgifter och processer.
– Bertil har blivit väl mottagen hos oss. Han gör inte bara rutinuppgifter åt de övriga anställda, han loggar också den tid han har spenderat och vilka uppgifter som görs. Och precis som resten av teamet kommunicerar Bertil i Microsoft Teams, säger han.

Ola säger också att de tidigare spenderade mycket tid på manuell statistikspårning. Nu använder de Bertils logg för att beräkna hur mycket tid som sparas i varje ärende. Dessutom går arbetet snabbare eftersom roboten utför uppgifterna på samma sätt varje gång utan extra tid för tolkning eller några skrivfel.

Bertil lär sig snabbt och blir hela tiden bättre

I takt med att Bertil har blivit bättre har han fått flera arbetsuppgifter. Det han lärde sig i processen med öppenhetskrav kan återanvändas på andra områden. Nu skickar Bertil ut dokument och svarar helt på egen hand. Han följer upp obesvarade ärenden, skickar ut påminnelser till dem som inte har svarat inom tidsfristen och journalför i arkiveringssystemet.
Bertil är även utbildad i kvalitetssäkring, så att han kan kontrollera att dokumentreferenser är korrekta och att ett dokument faktiskt går att öppna.

– I nästa fas vill vi lägga till maskininlärning och lära Bertil att tänka själv för att bli ännu snabbare. Det här är för närvarande på idéstadiet, men vi tycker att en sådan utveckling är väldigt spännande, säger Ola.

Ska inte ersätta människor

Ola har märkt att det ofta är stort fokus på att robotar eventuellt ska kunna ersätta människor. Han betonar att detta inte har varit en del av planen på Utbildningsdirektoratet.
– Den viktigaste framgångsfaktorn är att vi har haft ett tydligt mål för vad den frigjorda tiden ska användas till, säger Ola.
– Vi har velat få tid över till systemutveckling, analys och utbildning av medarbetare. Det finns mycket hög kompetens som används för fel typ av uppgifter. Nu kan vi se till att arbetsdagen blir mer intressant för våra medarbetare också, fortsätter han.

Arkivchefen är stolt över att direktoratet har varit tidigt ute med att använda RPA.
– Några utmaningar uppstod i pilotfasen, men tack vare vårt nära samarbete med EVRY löste de sig snabbt. Det faktum att RPA-experten Suad Vugdalic från EVRY har arbetat med oss ​​på plats i våra lokaler varje vecka har varit avgörande för att Bertilprojektet har blivit framgångsrikt. För att komma igång snabbt valde vi tjänsten Robotics-as-a-Service där EVRY sköter drift och förvaltar robotprocesserna, avslutar Ola.