Från papper till precision: Helse Midt-Norge effektiviserar personalplaneringen

Utmaningen

Helse Midt-Norge, Norges centrala hälsoregion, stod inför stora utmaningar med att hantera schemaläggning av personal över sju olika sjukhus, psykiatriska mottagningar och apotek. Innan digitaliseringen sköttes planeringen via papperslistor och telefonsamtal. Chefer saknade realtidsöversikt över bemanningsnivåer, tillgång på vikarier och efterlevnad av lagkrav, vilket gjorde personalplaneringen både tidskrävande och inte tillförlitlig.

Konsekvenserna blev ineffektiv drift, risk för bristande efterlevnad av arbetsrättsliga regler och bristande översikt över personalens kompetens och tillgänglighet. Det var svårt att snabbt hantera sjukfrånvaro och förändrade behov, vilket gjorde den dagliga planeringen långsammare och mindre flexibel.

Lösningen

Helse Midt-Norge inledde ett samarbete med Tietoevry för att tillsammans utveckla Lifecare Workforce Planner — en del av Lifecare Resource Optimization. Projektet initierades redan 2000 som ett innovationssamarbete och har vuxit till att bli ett affärskritiskt system som idag används dagligen av 22 000 anställda på Helse Midt-Norge samt i 24 kommuner runt om i Norge.

Lösningen möjliggör schemaläggning i realtid, ger en alltid uppdaterad översikt över frånvaro och vikarier samt erbjuder en medarbetarapp som säkerställer smidig kommunikation mellan chef och anställd. Lifecare Workforce Planner säkerställer automatiskt full efterlevnad av norska arbetsrättslagar och fackliga avtal, vilket eliminerar behovet av manuella kontroller.

Systemet är tätt integrerat med Helse Midt-Norges personalsystem och lönesystemet SD Worx. Det håller data om medarbetare, tjänster och arbetspass synkroniserade för att säkerställa korrekta löneutbetalningar och minimera administrativa kostnader.