Bättre service och mer tid för förändringsarbete med e-tjänster

Region Gotland, med omkring 60 000 bofasta invånare, var tidiga med att digitalisera medborgartjänster som tidigare skötts manuellt. 2019 införde regionen sin första medborgartjänst i Lifecare, med försörjningsstöd som första användningsområde. Innan hanterades allt manuellt – klienten skickade in blanketter, kontoutdrag och kvitton för att styrka sina uppgifter. En omständlig process för såväl medborgare som för socialsekreterarna på Region Gotland.

Nytt arbetssätt med ökad tillit

Lifecare förändrade sättet att arbeta ganska radikalt: från kontroll och pappershantering till tillit och tillgänglighet. Efter den lyckade sjösättningen av försörjningsstöd har allt fler medborgartjänster blivit digitala genom Lifecare, bland annat e-tjänster för orosanmälan och intresseanmälan för familjehem.

– Vi har länge haft en tydlig ambition att vara i framkant i digitalisering. Mycket handlar förstås om effektivisering för oss som jobbar i regionen, men en stor del är det också att kunna ge bättre service. Vi kan frigöra mer tid för att träffa klienterna och jobba med förändring i stället för pappershantering. Det går dessutom i linje med den nya socialtjänstlagen som betonar mer tillgänglighet och att kunna ta kontakt på egna villkor, säger Marie Larsson, som arbetar med försörjningsstöd i Region Gotland.

E-tjänster som standard

Idag har e-tjänsterna blivit vardag för såväl medborgare som medarbetare på socialtjänsten. Av de 550–600 ansökningar om ekonomiskt bistånd som kommer in varje månad sköts cirka 65 procent helt digitalt. Andelen ökar för varje år.

– Numera förväntar sig medborgarna att myndigheter och samhällets instanser ska vara digitala. Man vill kunna utföra sina ärenden då det passar bäst, inte utifrån våra öppettider eller avtalade tidsbokningar, säger Marie Larsson.

Tillgänglig service för alla

För medborgarna innebär Lifecares e-tjänster flera fördelar, inte minst ökad tillgänglighet och en mer jämlik service.

– Med e-tjänsterna kan vi erbjuda en likvärdig service för alla. Det spelar ingen roll om du bor på södra Gotland eller granne med socialtjänstkontoret inne i Visby: det ska vara lika för alla. Nu kan våra klienter skicka in sin ansökan i lugn och ro hemma när det passar dem. De kan sedan följa hela ansökningsprocessen digitalt, skicka meddelanden till sin handläggare och sedan även överklaga fattade beslut, säger Elin Hedin, systemförvaltare för Lifecare på Region Gotland.

Bättre arbetsflöde för handläggare

Även om effektivitetsvinsterna ännu inte har mätts, är det tydligt att e-tjänsterna har förbättrat arbetssättet i regionen – med ökad flexibilitet, möjlighet till hemarbete och enklare kollegial avlastning som resultat. Arbetsledningen har en samlad bild av arbetsläget och kan styra om ärenden till tillgängliga handläggare.
– Handläggningen blir säkrare och enklare, det vinner vi alla på, säger Elin Hedin.

Om kunden

Region Gotland är ett landsting och en kommun i ett. Gotland är Sveriges minsta län, med en länsstyrelse och en landshövding.

Region Gotland har omkring 60 000 invånare, varav omkring 25 000 bor i Visby (2018). De största tätorterna förutom Visby är Hemse, Slite, Roma och Klintehamn.

Fördelar:

Ökad tillgänglighet
Likvärdig service för alla, oavsett var man bor, och ger klienterna möjlighet att ansöka, följa processer och kommunicera digitalt när det passar dem.

Bättre arbetsflöden
Handläggningen är idag både säkrare och enklare genom förenklade processer, vilket minskar risken för fel och gör att ärenden kan hanteras snabbare och mer effektivt.

Mer tid till förändringsarbete
Frigör tid från pappersarbete, vilket ger medarbetarna möjlighet att fokusera mer på att träffa klienter och arbeta med förändringsarbete.