Fra papir til presisjon: Hvordan Helse Midt-Norge effektiviserte bemanningsplanleggingen på tvers av hele helseregionen

Utfordringen

Helse Midt-Norge sto overfor betydelig kompleksitet i håndteringen av turnusplaner på tvers av syv sykehus, psykiatriske enheter og apotek. Planlegging av turnus var basert på manuelt arbeid med papirlister og telefonsamtaler før turnus var klar. Lederne manglet sanntidsoversikt over bemanning og tilgjengelige vikarer. De måtte selv sjekke at turnus var i tråd med gjeldende regelverk og arbeidstidsbestemmelser. Den manuelle planleggingen var tidkrevende med risiko for å gjøre feil.  

Konsekvensene var ineffektiv drift, risiko for brudd på arbeidsmiljølov og avtaler, samt manglende oversikt over kompetanse og tilgjengelighet blant de ansatte. Det var vanskelig å håndtere sykefravær og endrede behov, noe som gjorde den daglige planleggingen tregere og mindre fleksibel.

Løsningen

Helse Midt-Norge etablerte et samarbeid med Tietoevry om å utvikle Lifecare Bemanningsplanlegging - nå en del av Lifecare Ressursoptimalisering-porteføljen. Samarbeidet startet i 2000 som et felles innovasjonsprosjekt. I dag regnes løsningen som et forretningskritisk system som daglig brukes av 22 000 ansatte, både i Helse Midt-Norge og i 24 kommuner i Norge.

Lifecare Bemanningsplanlegging gjør det mulig for ledere å planlegge turnus i sanntid. De har tilgang til oversikter over fravær og tilgjengelige vikarer. I tillegg bruker ansatte og ledere en medarbeiderapp som sikrer sømløs kommunikasjon mellom leder og ansatt. Løsningen sørger for full etterlevelse av norsk arbeidslovgivning og tariffavtaler gjennom automatisering, og eliminerer behovet for manuelle kontroller.

Systemet er integrert med Helse Midt-Norges personalsystem og lønnssystem SD Worx, slik at ansatt-, stillings- og skiftdata alltid er synkronisert. Dette sikrer korrekt lønn og reduserer administrativt arbeid.