Digital arbeidsplass i 230 barnehager hos Læringsverkstedet

Læringsverkstedet er Norges største private barnehagekjede, med barnehager fra Flekkerøy i sør, til Tromsø i nord. Tommy Due-Løvaas er virksomhetens IT- og digitaliseringsdirektør. Sammen med økonomidirektør Atle Hørlyk, har han jobbet tett med EVRY siden starten av 2018.

– Innledningsvis dreide arbeidet seg om overgangen fra tidligere driftsleverandør til EVRY, samt å få på plass Office 365-plattformen med tilhørende infrastruktur. Deretter har vi hatt fokus på Digital arbeidsplass i form av kultur og brukeradopsjon, forteller Due-Løvaas.

Rune Semb, kundeansvarlig i TietoEVRY, forteller om prosjektet.

– Vi emigrerte hele kundens tekniske plattform over til Microsoft 365, og overtok driften fra en tidligere leverandør. Nå drifter vi alt av Læringsverkstedets plattformer og infrastruktur, forklarer han.

I tillegg drifter TietoEVRY alle printere, PCer og mobiltelefoner for Læringsverkstedet, samt nettverk og nettverksutstyr. Slik drifter TietoEVRY hele virksomhetens tekniske univers, uavhengig av type teknologi.

Viktige verktøy for daglig barnehagedrift

Etter at Office 365 var på plass, stod Digital arbeidsplass for tur. Med denne tjenesten skal Læringsverkstedet på best mulig måte ta plattformen og dens verktøy i bruk. Til sammen 6000 ansatte, inkludert 200 barnehagestyrere og 800 pedagogiske ledere, holder nå på å lære nye, smarte måter å jobbe på.

Læringsverkstedet har benyttet seg av en rekke applikasjoner i Office 365-plattformen. En av dem er Teams, hvor oppsettet er helt likt i alle 230 barnehager.

– I Teams ligger alt av maler, planer og lignende. Her kan de ansatte dele og jobbe sammen i dokumenter, sier Due-Løvaas.

«Ressursbanken», med forslag til ulike pedagogiske opplegg og aktiviteter, er lagt i Sharepoint Online. Her ligger også sentrale dokumenter og lenker til personalhåndboken og lederhåndboken.

Yammer er et privat, sosialt arbeidsområde som er bygd for åpen kommunikasjon innad i en organisasjon. Hos Læringsverkstedet har Yammer blitt brukt for å sikre god informasjon om prosess, fremdrift og prosjektstatus i hele virksomheten.

Læringsverkstedet ønsket også en løsning som ville forenkle ansettelsesprosesser for barnehagenes ledere. Løsningen ble lagd ved hjelp av SharePoint, PowerApps, Microsoft Flow, Microsoft Forms og Excel. Kort fortalt får lederen og den ansatte fylle ut et digitalt skjema som deretter automatisk havner i Excel. Derfra får Læringsverkstedets HR-system hente opp skjemaet.

– Denne automatiseringsprosessen forenkler arbeidet til alle som håndterer ansettelser ute i barnehagene og vil med tiden bli enda bedre, sier Due-Løvaas.

Med prosjektets størrelse og omfang er det likevel naturlig at ikke alt går knirkefritt. Teknologien skal tross alt ikke bare installeres – den skal brukes.

– Vi mennesker trenger gjerne både tid og støtte for å endre på vaner og lære å jobbe på nye måter. Brukeradopsjon med opplæringstiltak og fokus på hvorfor vi gjør denne endringen, har vist seg å være til stor hjelp for oss, sier Due-Løvaas.

Kompleksitet krever samarbeid

Semb skryter av hvordan Læringsverkstedet håndterer det digitale samhandlingsprosjektet.

– Det er utrolig givende å jobbe med slike proaktive og engasjerte mennesker, sier han.

Ettersom Læringsverkstedet kun har to personer som jobber med IT, har de overlatt store deler av det digitale samhandlingsprosjektet til TietoEVRY.

– For oss har det vært viktig med en leverandør som tar mye ansvar. Til tross for kompleksiteten har TietoEVRY vært på tilbudssiden, gitt oss gode råd og gjort en svært god jobb med både implementering, drift og forvaltning av systemene.

Due-Løvaas sier at Office 365 og Digital arbeidsplass er en god match med Læringsverkstedet.

– Vi trenger å automatisere, samtidig som vi ønsker en god delingskultur. Til disse formål har Office 365 vist seg å være det riktige verktøyet. Sammen med kompetente, trygge rådgivere hos TietoEVRY, er vi på god vei mot å nå målet!

Les mer om Digital arbeidsplass