Ved nye Kajanaland sentralsykehus, som åpner i 2020, er allerede taket snart på plass. En av de viktigste anskaffelsene og innovasjonene ved det nye sentralsykehuset i Finland, er den nye ressursplanleggingsløsningen (ERP). Fra prosjektets begynnelse, har lean-tankegangen vært styrende for planleggingen av den daglige driften og andre ikke-medisinske oppgaver ved sykehuset.
ERP-løsningen ved sykehuset leveres av Tieto og Imatis og vil bli rullet ut og testet ved akuttmottaket i høst. Løsningen vil bli tatt i bruk for fullt i midten av 2019. Tieto er ansvarlig for implementeringen av prosjektet, samt støttetjenester og opplæring av hovedbrukere.
Den interkommunale sosial- og helseforvaltningen i Kajanaland (Kainuun sote) bruker allerede helseinformasjonsløsningen Lifecare fra Tieto til spesialiserte, medisinske og odontologiske tjenester. Løsningen fra Imatis vil bygge videre på disse tjenestene. Den nye løsningen ventes skal bidra til å gi betydelige kostnadsbesparelser i framtiden.
The Kainuu Social Welfare and Health Care Joint Authority (Kainuun sote) already uses the Lifecare healthcare information system supplied by Tieto for specialised medical care, primary healthcare and dental care, and the new Imatis ERP system will expand on these services. The new system is expected to generate significant cost savings in the future.
En ny måte å tenke på
IKT-planlegger Ritva Heikkinen og prosjektleder Terho Pekkala, er begge medlemmer av sykehusets implementeringsteam, og har forventninger til den nye løsningen.
- Den største endringen ligger i måten vi tenker og utfører oppgaver på. Planleggingsprosessen knyttet til de nye løsningene, startet ikke før vi hadde et tydelig bilde på hvordan vi ønsket å drive i framtiden. Kommunikasjonen mellom enhetene ved sykehuset, har blitt en av de viktigste elementene i vårt arbeid, sier Ritva Heikkinen.
- Når vi vet hva som skjer på hver enkelt enhet, for eksempel hvor mange pasienter som er innlagt, og hvor mange som skal skrives ut, kan virksomheten drives mer effektivt.
Terho Pekkala peker på at utfordringen for hele helsesektoren er å hjelpe pasientene med å gjenvinne funksjonsevnen i så stor grad som mulig, og at rehabilitering derfor vil være en del av behandlingsplanen helt fra starten. De nye IT-løsningene vil bidra til at man kan utvide det åpne sykehuset til hele behandlingskjeden og helt hjem til pasienten.
- Økt forutsigbarhet vil bidra til å redusere antall pasienter som legges inn for sikkerhets skyld. Utskriving fra sykehuset er en viktig del av behandlingen. Forutsetningene for at det skal kunne ytes hjemmetjenester, for eksempel at man har utstyret som trengs, må være på plass før pasienten skrives ut, og den nye ERP-løsningen vil være til hjelp i den forbindelse, sier Pekkala.
Nye systemer støtter operasjonelle endringer
Byggingen og driften av nye Kajanaland sentralsykehus har vært grundig planlagt i flere år. I planprosessen av prosjektet ble tilsvarende, pågående prosjekter i Finland nøye evaluert, og driften av det nye sykehuset ble vurdert fra ulike perspektiver. Blant de elementene som identifisert som kritiske, var logistisk effektivitet og pasientkommunikasjon.
- Det ble etter hvert helt tydelig at ressursplanlegging ville spille en avgjørende rolle med hensyn til effektivitet. Vi skjønte også at informasjonsflyten er like viktig for pasienter som for helsepersonell, forklarer Heikkinen.
Kimmo Alaniska, leder for forretningsutvikling i Tieto, og Bjørn Olav Nygård, salgsdirektør i Imatis, peker også på viktigheten av detaljert prosjektplanlegging og forberedelser både ved sykehuset og ved de kommunale helsesentrene i området.
- Ved å arbeide sammen og velge ut de beste ekspertene og partnerne er vi i stand til å utvikle den beste totalpakken. Strategiske partnerskap spiller en viktig rolle i Tietos strategi, sier Alaniska.
- Vår løsning kombinerer de to selskapenes ledende helseekspertise. Tieto har sterk ekspertise innen implementering av løsninger og tjenester på helse- og sosialområdet, mens Imatis har omfattende global erfaring innen modernisering av ERP-løsninger ved sykehus, fortsetter Alaniska.
- Imatis’ og Tietos systemer er svært kompatible, og jeg er overbevist om at vi vil oppnå gode resultater ved nye Kajanaland sentralsykehus. Bedre ressursplanlegging er svært viktig i sykehusmiljøer, legger Nygård til.
- Det nye ERP-løsningen vil forbedre pasientsikkerheten ved å gi en strukturert og systematisk måte å behandle pasienter på. Deling av informasjon vil gjøre klinikerne i stand til å gjøre en bedre jobb og gi dem mer tid til pasientbehandling.
Langsiktige besparelser
Kajanaland har som mål å gjøre leveringen av helsetjenester 10 prosent mer effektiv og dermed spare mellom 5 og 6 millioner euro årlig. Heikkinen peker på at man ikke vil merke hele kostnadsbesparelsen med en gang, men at den vil bli realisert over tid.
- Nå er det viktig å investere i det beste utstyret, og da pådrar vi oss selvsagt kostnader. I framtiden er målet å strømlinjeforme hele verdikjeden slik at så mye omsorg som mulig kan ytes i pasientens eget miljø. For eksempel har det tidligere vært lite hjemmerehabilitering, men nå kan det bli mer av det. Vi har også høye forhåpninger når det gjelder det nyeste måleutstyret og teknologier for trådløs dataoverføring, sier Heikkinen.
Ifølge Bjørn Olav Nygård er man i Kajanaland svært engasjert i planleggingen, implementeringen og bruken av de nye løsningene. Han tror at det vil være mulig å nå målene om forbedring av tjenester og om reduksjon av investerings- som driftskostnader.
Fornhandlingsmetode og allianse
IKT-planlegger Ritva Heikkinen og prosjektleder Terho Pekkala er fornøyde med forhandlingsmetoden som ble brukt i anskaffelsesfasen for den nye ERP-løsningen.
- Gjennom forhandlingsprossessen får begge parter stadig bedre forståelse, og det er derfor ikke nødvendig å få informasjon om alt med en gang. Forhandlingsmetoden resulterte i tre kandidater som vi høsten 2017 gikk inn i forhandlinger med. Den endelige beslutningen ble fattet på grunnlag av de endelige tilbudene. Funksjonsmessig var forslagene svært like, sier Heikkinen.
Terho Pekkala peker også på hvor viktig alliansemodellen, der alle partnerne deler ansvar, er for byggingen av nye Kajanaland sentralsykehus.
- Denne modellen skiller seg fra vanlige byggeprosjekter. Alle partene har like stor interesse i at målene som er satt for ressursplanleggingen, nås, bekrefter Pekkala.