Beskytter personvernet til kommunens innbyggere ved hjelp av kunstig intelligens

– Vi er veldig fornøyde med Public 360° Archive Inspector, og føler at den gir oss en ekstra sikkerhet. Den gjør oss trygge på at vi virkelig har gjort alt vi kan for å beskytte personvernet til innbyggerne våre, forteller Synnøve Standal, leder for Dokumentasjonssenteret i Lillestrøm kommune.

De opplevde alle kommuners store skrekk i september 2021: Flere dokumenter ble publisert i deres elektroniske postjournal med personopplysninger til navngitte elever i kommunen. Ettersom Lillestrøm er en av cirka 150 kommuner med fulltekstpublisering i sin postjournal, kunne hvem som helst i en kort periode klikke seg inn på de aktuelle dokumentene.

– Denne hendelsen gikk veldig inn på de som jobber her, og at det var snakk om mindreårige gjorde saken ekstra alvorlig. Derfor bestemte vi oss for å se på løsninger som kunne styrke personvernet til innbyggerne våre ytterligere, uten at det gikk på bekostning av åpenhet, forteller Standal.

Ansvarlig bruk av kunstig intelligens

Lillestrøm kommune tok kontakt med Tietoevry, som allerede leverte postliste- og arkivtjenester til kommunen. I fellesskap med kommunene Surnadal, Smøla og Kristiansund utviklet de 360° Archive Inspector.

Pilotprosjektet gikk frem til våren 2022, og fra august samme år har den innebygde KI-funksjonaliteten blitt levert som standard i sak- og arkivløsningen. Les mer om hva løsnigen tilbyr ved å klikke på linken under.

Public 360° sak- og arkivløsning.

Archive Inspector er en del av Public 360°-løsningen for dokumentasjons- og saksbehandling. Systemet bruker kunstig intelligens for å sjekke dokumenter for taushetsbelagte opplysninger før de publiseres.

– Archive Inspector er et godt eksempel på hvordan kunstig intelligens kan integreres på en ansvarlig måte i standardiserte løsninger, forteller Sebastian Reichmann, leder for AI Insights, Tietoevry, Public 360°.

Den innebygde intelligensen tilbyr automatisering og en forbedret brukeropplevelse, uten å erstatte menneskelig innsikt og kontroll.

Sensitivitetsanalyser som ivaretar personvern og etterlevelse av prosesser, samt smart automatisering basert på arkiv- og saksintelligens, er eksempler på hvordan KI kan bidra til å øke produktiviteten og sikre likebehandling.

STANDARDISERT: Sebastian Reichmann, leder for AI Insights, Tietoevry, Public 360°, forteller at Archive Inspector er et godt eksempel på hvordan man kan bruke AI til å lage en standardisert tjeneste. Foto: Tietoevry.

– Archive Inspector-løsningen kommer i tillegg til det arbeidet de faktiske arkivarene gjør. Det er altså ikke snakk om å erstatte dem, utdyper Lead Product Manager i Tietoevry Industry, Bjørn Tore Eriksen.

– Ved å bruke KI til å forbedre kvalitetssikringen, økes kvaliteten i prosessen samtidig som det frigjøres verdifull tid for fagansvarlige, legger han til.

Bare en begynnelse

Eriksen kaller Archive Inspector-løsningen for «AI rett ut av boksen». Det vil si at den skal være noe alle landets kommuner og andre offentlige instanser veldig raskt kan begynne å bruke.

– Løsningen er standardisert slik at den skal kunne passe for mange ulike virksomheter. Du kan si at det er AI Plug and Play, forklarer han, og legger til at for Public 360° er dette bare begynnelsen.

– For oss viser dette hvordan man kan bruke kunstig intelligens til å løse helt konkrete problemer, og sier noe om potensialet til denne teknologien. Kunstig intelligens er et satsingsområde for oss, og vi gleder oss til å hjelpe både eksisterende og nye kunder med å implementere smart AI-teknologi.

Økt tillit mellom kommune og innbyggere

Tietoevry samarbeider tett med kundene for å få viktig innsikt i hvordan teknologien faktisk brukes, slik at den kan videreutvikles for å hele tiden møte reelle behov.

Synnøve Standal i Lillestrøm kommune er svært fornøyd med samarbeidet med Tietoevry.

– Det har vært utrolig lærerikt for oss å være med på dette prosjektet. Vi har jobbet tett med Tietoevery-teamet, og hatt en veldig fin dialog på hvordan ulike problemer kan løses, forteller hun.

FORNØYD: Synnøve Standal, leder for Dokumentasjonssenteret i Lillestrøm kommune, er svært fornøyd med samarbeidet med Tietoevry. Foto:Thomas Frigård/Kommunal Rapport.

Standal mener at riktig bruk av ny teknologi kan bidra til å øke tillit mellom kommuner og innbyggere.

– For oss er dette et eksempel på hvordan vi bruker digital teknologi for å sikre åpenhet i den kommunale forvaltningen, samtidig som vi sikrer personvernet til innbyggerne våre. Slik styrker vi både lokaldemokratiet og tilliten til kommunen, understreker hun.

Lurer du på om Public 360° kan løse noen av deres behov? Les mer om vår sak- og arkivløsning her, eller ta kontakt for en uforpliktende prat.

Public 360° forbedrer arbeidshverdagen i offentlig sektor til beste for innbyggerne.