NorgesGruppen velger Eye-share Workflow. Teknologien effektiviserer og forbedrer fakturaflyt ved hjelp av avanserte algoritmer og maskinlæring.
Les mer om Eye-share10 mai 2021
Over 90% av alle inngående fakturaer i NorgesGruppen går direkte i flyt, ferdig kontert, uten at regnskapsavdelingen er involvert. Alle butikksjefene gir «tommel opp» for å godkjenne en faktura i eye-share. Det er intuitivt, enkelt og brukervennlig, sier en svært fornøyd Merete Løkse som er Tjenesteansvarlig i NorgesGruppen.
NorgesGruppen består av 1200 selskaper og 1800 butikker. Konsernet har et enormt stort volum av inngående fakturaer, opp mot hele 4,5 millioner i året. I NorgesGruppen setter vi store krav til effektivisering og jobber kontinuerlig med forbedringer, forteller Merete Løkse. Det store volumet fakturaer setter store krav til automatikk. Fakturaflytsystemet skal være et støtteverktøy som helst bare skal fungere. Målet er minst mulig manuelt arbeid, mest mulig automatisering. Fakturaene skal bare flyte gjennom systemet, påpeker Løkse.
For NorgesGruppen er eye-share det tredje fakturaflytsystemet som de tar i bruk. Det blir litt som å bygge hus, det blir bedre for hver gang, forteller Løkse. Man har mer erfaring, man vet hva man vil ha og stiller helt andre krav. For NorgesGruppen var det svært viktig at det nye systemet og leverandøren kunne håndtere en krevende kunde som oss, sier Løkse. Eye-share imponerte oss ved å kvalitetssikre løsningen mot vårt volum for å sikre tilfredsstillende responstider. Det skapte ekstra trygghet for valget. I tillegg inneholder systemet mye av det vi har ønsket oss av funksjonalitet opp igjennom årene, sier hun.
NorgesGruppen har 6.700 forskjellige brukere. Alt fra svært unge til eldre Kjøpmenn. Alle med ulike datakunnskaper i bunn. For oss har det vært viktig at alle skal få det til, forteller Løkse. Utrullingen av eye-share til sluttbruker har gått over all forventning og tilbakemeldingene fra brukerne er svært positive.
Fakturaene er ferdig kontert når de blir sendt ut til godkjenning, enten via automatikk eller som et konteringsforslag. Over 90% går ut til godkjenner på automatisk flyt, uten at regnskapsavdelingene trenger å gjøre noe som helst. Enklere blir det ikke. Selv når Kjøpmennene er på farten, er det effektivt og enkelt å godkjenne faktura med mobilklienten.
Artikkelmatch, kontingeringsmaler, fakturaavtaler, godkjenningsmaler for å nevne noe - all funksjonalitet i eye-share er tatt i bruk av NorgesGruppen for å utnytte automatiseringsgraden maksimalt.
Med bedre data fra leverandørene gjennom bruk av elektroniske fakturaer, og enda litt mer intelligens i eye-share, kan man kanskje automatisere prosessene noen prosenter til. Men selv da kan man ikke forvente å få alt gjennom, mener Løkse. Noen få fakturaer må uansett håndteres manuelt av ulike årsaker.
NorgesGruppen har betydelig kunnskap om fakturaflyt og er i dag med å påvirke den fremtidige produktutviklingen gjennom sin posisjon i kunderådet til Eye-share. Teknologi gir oss mange muligheter for effektivisering og forbedring, og avanserte algoritmer og maskinlæring står helt sentralt i dette arbeidet, både for NorgesGruppen og for Eye-share.
- Fremover ønsker vi oss enda mer kunstig intelligens - rett og slett mer magi! Når systemet selv oppdager feil og mangler som ikke passer inn i trenden, og gir oss beskjed om dette, ja da nærmer vi oss det magiske målet, sier en entusiastisk Merete Løkse i NorgesGruppen.
Noe av suksessoppskriften ligger i forankring på ledelsesnivå. NorgesGruppen har gitt sine superbrukere tid til å jobbe med fakturaflyt, forbedringer og ikke minst tid å «tune» prosessene etter prosjektet var avsluttet. Det er viktig for å lykkes.
Vi opplever Eye-share AS som en profesjonell og fleksibel samarbeidspartner med en klar retning for videreutvikling av produktet som samsvarer med våre mål. Som partner har Eye-share vært flinke på å gi oss riktig forventning i forhold til våre behov, og vært svært lydhøre for våre ønsker. Eye-share har mange faglig dyktige medarbeidere som vi jobber svært godt sammen med. Det har vært en god tone gjennom hele prosjektet og under forvaltning. Eye-share er løsningsorienterte, holder på drivkraften og vil at vi skal lykkes sammen. De har vist oss at de har både viljen og evnen til å få til de beste løsningene. Vi gjorde et godt valg, og har ikke angret, avslutter en smilende Merete Løkse.