Fra manuelle prosesser til smart og behovsstyrt planlegging

Ventelister er høyt på den helsepolitiske agendaen. I mai 2024 ble det satt inn tiltak og gitt finansiering for å gjøre et krafttak for reduserte ventetider. Gjennom økt overtid og lengre åpningstider i poliklinikkene nådde man målet i juni 2025. Ventetidene var tilbake på 2019-nivå. Men er en slik tilnærming bærekraftig på sikt?

Det begynner med planlegging

I dag planlegges ofte aktiviteten på sykehus basert på tilgengelige ressurser. Hvilke rom er ledige, hvem er på jobb, hvem har ferie og hvor er utstyret? Ledere, fagpersoner og administrativt personale leter etter plass. De ringer, bruker post-its, permer, outlook eller excel for å koordinere seg på best mulig måte. Arbeidet er tidkrevende, fører til mye administrasjon og gir dårlig oversikt.

Hva om vi i stedet balanserer ressursene etter de faktiske behandlingsbehovene og ventelistene?

Heller enn å la ressursene legge premissene for sykehusets prioriteringer, kan vi ta utgangspunkt i ventelister, oppdrag fra eier og sykehusets overordnede prioriteringer. Deretter gjøres de overordnede føringene om til detaljerte planer og aktiviteter. Alt må henge sammen. Her handler det om å tilpasse personell, rom og utstyr til ventelister og pasientenes behov. I bakgrunnen benyttes bedre verktøy for langsiktig planlegging, daglige vaktplaner, romoversikter og oversikt over tilgjengelig utstyr i nærheten eller i rommene. I kombinasjon fører dette til mer proaktive beslutninger, basert på historiske data, prognoser og kapasitet.

Les hvordan Helse Midt-Norge effektiviserte bemanningsplanleggingen på tvers av hele helseregionen

Fordeler for pasienter, ansatte og økonomi

• Bedre pasientopplevelser: Når planleggingen tar utgangspunkt i ventelister og pasientbehov, blir ventetidene kortere og pasientforløpene smidigere. Det blir enklere å bestille time og planlegge undersøkelser før møte med lege eller andre fagpersoner. Resultatet? Raskere diagnostikk og behandling, mer forutsigbarhet og høyere tilfredshet.
  
  
• Bedre arbeidsmiljø: Mangelen på helsepersonell er en utfordring. Tradisjonelle turnusplaner fører ofte til siste-liten-endringer, ujevn arbeidsbelastning og stress. Smartere planlegging gir mer forutsigbare turnuser og vakter, mindre overtid og vakante vakter, og frigjør tid til pasientene.
  
  
• Bedre behandlingsresultater: Smartere og mer proaktiv planlegging kan redusere risikoen for at pasientene havner på akuttmottaket med akutt forverring. Strukturerte og godt planlagte pasientforløp fører til riktigere prioriteringer og bedre helse for pasientene.
  
  
• Smartere økonomistyring: Med stramme budsjetter er økt ressursutnyttelse avgjørende. Planlegging basert på reelle behov kan forhindrer overbemanning og redusere behovet for ekstravakter. Innsikt fra data gjør det mulig å bruke ressursene der de trengs, når de trengs og reduserer «sløsing».

Fordelene med behovsbasert planlegging merkes på alle nivå:

• Administrativ ledelse får oversikt over pasientgjennomstrømning, romutnyttelse, forbruk av utstyr og bemanning – innsikt som støtter budsjettplanlegging og drift.
• Klinikk- og avdelingsledere får et intuitivt verktøy for planlegging og oppfølging - samtidig som avstemming av arbeidsavtaler og lover automatiseres.
• Helsepersonell får mer forutsigbare arbeidsplaner, mindre stress og mer tid til pasientene.

En smartere fremtid

Den nye generasjonen ressursoptimaliseringsløsninger gjør det mulig å samle produksjonsplanlegging, bemanningsplanlegging og tjenesteplanlegging i én løsning. Med moderne verktøy og datadrevet innsikt kan helsetjenesten bygge en mer presis, men samtidig fleksibel, struktur for planlegging.

Å planlegge helsetjenesten basert på reelle behov og ventelister handler ikke om å løpe raskere, eller arbeide mer – men om å planlegge smartere og gi bedre tid til pasienten. Tiden er inne for å tenke nytt om hvordan vi planlegger og driver helsetjenesten med utgangspunkt i de reelle behovene.

Er vi klare for å ta steget?

Les om Tietoevry Care sin løsning for ressursoptimalisering her