Fremtidssikre pasientjournalanskaffelser

Mange kommuner står nå ved et veiskille i håndteringen av sine helse- og omsorgstjenester. De økonomiske og demografiske utfordringene, den krevende tilgangen på kompetanse og ressurser, nye nasjonale fellestjenester og eksterne krav påfører store endringsbehov. Samtidig har journalløsningene man anskaffet seg for flere tiår siden blitt en «burning platform» . Dette gjør at mange kommuner nå ser seg tvunget til å vurdere nyanskaffelser. 1000-kroners-spørsmålene blir: Hva skal man anskaffe? Hvor bredt skal man hoppe? Og innen hvilket tjeneste- eller funksjonsområde er det smart å begynne?

I dette artikkelen drøftes det vi mener må være viktige vurderingspunkter i prosessen:

#1. Stramt økonomisk handlingsrom

#2. Nye spilleregler i digitale økosystem

#3. Kraftig økende kompleksitet

I sum vil disse elementene gjøre at det som tidligere var «klassiske» EPJ-anskaffelser som fokuserte på journalføring og saksbehandling, nå bør bli behovsorienterte anskaffelser som fokuserer langt bredere. Det kommuner bør sikre seg for de neste
tiårene, er virksomhetsplattformer som understøtter endring. Disse vil legge til rette for
nødvendig prosessoptimalisering på flere ulike tjenesteområder, de vil understøtte nødvendige organisatoriske endringer, og de vil gjøre det enklere å inkludere nye, innovative teknologier og datadrevne arbeidsformer. På toppen av disse plattformene må det være mulig for et økosystem av leverandører og samarbeidspartnere å tilby sine modulære applikasjoner og nye innovasjoner – og skape nettverkseffekter for samfunnet.

#1 Stramt økonomisk handlingsrom

I løpet av de siste årene har kommunenes økonomi svekket seg betraktelig. Høy gjeld – med fortsatt høye renter – og svake driftsresultater utfordrer handlingsrommet generelt og spesifikt for nye investeringer. Når i tillegg flere av de større kommunene får redusert inntektsgrunnlaget sitt vesentlig gjeldende fra 2025, utfordres i tillegg tjenestetilbudet til mange innbyggere.

Situasjonen påvirker selvsagt også IT-investeringene og risikoviljen i sektoren; det blir mindre appetitt for store anskaffelser og omfattende innføringsprosjekter. Stegvis modernisering går fra å være en beste praksis digitaliseringsstrategi, til å bli en dyd av nødvendighet for enhver kommune. Det er et skrikende behov for å jobbe smartere, redusere unødvendig administrasjon og dokumentasjon og hjelpe innbyggere til å klare seg selv i større grad. Å fjerne hindre og fokusere på gevinster blir helt sentralt i denne prosessen. Gevinster går fra å være noe man ser på etter at prosjektet er levert, til noe som initierer endringen og styrer prosjektscopet.

Dilemmaet er at disse endringsbehovene for å ta ned kostnader og optimalisere prosesser ofte forutsetter nettopp innføring av nye digitale verktøy og teknologier. Og kommunene kan ikke bare se på dagens utfordringer, men må sikre at løsningens oppbygging understøtter morgendagens til dels ukjente behov.

Vi anbefaler som et startpunkt at kommunen gjør en analyse av hvordan man kan jobbe i fremtiden og hvordan man kan utnytte de samlede ressursene best mulig, før man staker ut kursen i retning målbildene og starter en stegvis prosess. Sett fokus på å høste tidlig gevinst og læring – og korriger om nødvendig digitaliseringsmålene underveis. Inviter inn leverandørene for å få deres innspill på bordet tidlig. Vi ser at tilbud om hospitering i tjenesten for leverandører begynner å bli vanlig. Det er et godt tiltak! Og vi har god erfaring med at dette videreføres med brukersentrert utvikling – designteam som jobber sammen med kundens sluttbrukere. Kommunen bør sikre at en slik stegvis tilnærming kan ivaretas med det man anskaffer.

Endringsledelse er også en viktig del av anskaffelsen – og en avgjørende faktor for å realisere nytten i nye digitale løsninger. Vi anbefaler generelt at kommunen har et stort fokus på de «mykere» sidene av endringen de skal gjennom i valg av kontraktsform, prismodell og metodikk.

Det er for lite penger til å finansiere det innbyggerne forventer, og det Stortinget har pålagt kommunene å levere. (…) Det går ikke i hop lenger. Velferdstjenester for folk over hele landet er i spill. Alvoret er større enn noen gang. Styreleder i KS, Gunn Marit Helgesen ifm. fremleggingen av kommuneøkonomiundersøkelse i KS, 3.oktober 2024

Hvordan fremtidssikre anskaffelsene dine?

Det er lett å se i bakspeilet når man skal anskaffe nytt. Kommuner som skal understøtte morgendagens helse- og omsorgstjenester bør – eller faktisk må – løsrive seg fra å tenke på de løsninger som er kjøpt inn tidligere. Når man skal søke å beskrive behovene 5–10 år frem i tid, så bør man i stedet involvere ulike interessenter – inklusive leverandører – og tenke helhet.

Er det andre typer løsninger som dekker behovet bedre? Vær tydelig på å beskrive hva som skal oppnås, og ikke hvordan det skal løses. Hvilke gevinster søker man å oppnå – og hvordan vet dere om dere faktisk når disse målene? Prioriter hvilke behov som skal dekkes i første steg. Det å følge KS sine felles rammer og anbefalinger er en god måte å sikre at man kjøper løsninger som understøtter fremtidens muligheter og utfordringer.

Kommunen får økt fleksibilitet som frigjør løsningen fra en fastsatt form for organisering og rolleinnhold. Uansett er digital transformasjon en løpende prosess som krever kontinuerlig monitorering og optimalisering. Etablering av mekanismer for å høste bruker-feedback og måle ytelsen i de digitale initiativene er vel så viktig som hvor man starter og den sikreste måten å verifisere at man adresserer behovene ettersom de utvikler seg.

Hvordan kan e-helse hjelpe deg å spare tid og ressurser?

Forrige generasjons e-helse-løsninger søkte å hjelpe kommunen og dens ansatte med å journalføre. Innen pleie- og omsorgssektoren har også støtte til saksbehandlingen vært en sentral del av funksjonaliteten. Løsningene har over tid blitt utfordret av behov for å understøtte prosesser og samhandling internt i kommunen og på tvers av nivåer, samt med stadig flere nasjonale fellestjenester.

Digitalt modne tjenestemottakere ønsker nå å få levert beste praksis tjenester – slik de kjenner det fra andre sektorer. Digitalt modne ansatte ønsker seg en enklere arbeidshverdag, med intuitive arbeidsverktøy som hjelper dem å ta riktige valg. Og digitalt modne ledere ønsker seg gode styringsverktøy som automatisk innhenter og presenterer nødvendige data for å ta gode beslutninger. Man bør kunne forvente at morgendagens løsninger ivaretar alt dette. Men den kanskje største forskjellen på gårsdagens og morgendagens e-helse-løsninger, vil være hvordan de utnytter data utover det primære dokumentasjonsbehovet. Ifølge World Economic Forum så ligger 97 prosent av all data i helse og omsorg uutnyttet i dag. Deres framskrivninger indikerer at 30 prosent av all verdens data vil komme fra helseindustrien om få år.

Mye av dette vil stamme fra gendata, sensorer og kroppsnær velferdsteknologi. Bedre bruk av data vil kunne spare samfunnet for store kostnader; vi vil kunne gi tidligere diagnoser og redusere kroniske lidelser. Vi vil kunne understøtte hjemmeoppfølging og likere tilgang til tjenester. KI vil hjelpe oss å fokusere innsatsen bedre og optimalisere ressursbruken. Morgendagens e-helse er datadrevet og brukersentrisk – og kommunen bør sikre at det er ivaretatt i det man nå anskaffer.

#2 Nye spilleregler i digitale økosystem

Mange kommuner føler at de ikke har kontroll på egne data. De føler seg låst inne til sine eksisterende leverandører. Derfor har KS Felles rammer og anbefalinger vært eksplisitt tydelige på at man i nye anskaffelser må sikre at «data skal lagres på en slik måte at de er under kommunens kontroll og autorisasjon, og kommunen skal kunne dele disse dataene med de som kommunen selv definerer som å ha tjenstlig behov».

I KS sitt dokument Referansearkitektur for e-helse i kommunal sektor beskrives videre hvordan løsningene bør ha en plattformtilnærming som skiller mellom informasjon og funksjonalitet og understøtter at løsningene på toppen av plattformen blir del av et digitalt økosystem. Dette er gode råd, som vi også ser som trender blant våre nordiske kunder; det er ikke lenger en klassisk EPJ man anskaffer, men spissede løsningselementer som deler felles standardisert digital plattform for å oppnå felles nytte (ref. Gartners definisjon th.).

Hva bør kommunene ellers få med av plattformbehov i anskaffelsene? En god, digital plattform tilbyr flere generiske egenskaper på tvers av applikasjonsområder:

Kan man kjøpe seg økt endringsevne?

Norske kommuner er ikke ukjent med endringer i sine rammevilkår. Helse- og omsorgstjenesten har i de senere årene måttet forholde seg til ny samhandlingsreform, ny velferdsteknologi, pandemi og stadig mer presset ressurssituasjon. Fremtiden vil bringe nye utfordringer i høyt tempo. Vedtatte sannheter blir raskt utdatert; er det mulig å anskaffe løsninger som gjør det enklere å møte en slik fremtid?

Ja, dette er det primære verdiforslaget til å innføre plattformegenskaper; å gjøre det enklere å omstille organisasjonen, å gjøre det enklere å gjenbruke informasjon og innovere når nye behov eller muligheter oppstår. Ved å behovsstille plattformegenskaper i det man anskaffer som beskrevet over, gjør man dermed kommunen best mulig rustet til å møte nye utfordringer.

Hvordan får du et økosystem til å levere sammen?

I naturen har millioner av år med evolusjon gjort at næringskjeder samspiller og skaper avhengighetsforhold. Når vi snakker om «digitale økosystem», så mener vi leverandører, kunder, myndigheter og enkeltbrukere som benytter teknologi i sin samhandling.

Viktige forutsetninger for at et digitalt økosystem skal fungere bra, er bruk av åpne standarder, enighet om informasjonsmodeller og felles nasjonale tjenester. Det er også viktig med felles rammer, mål og «vekstforhold».

Der naturlige økosystem trenger sol, vann og næringsstoffer, trenger også deres digitale motstykke «gartnere» som legger forholdene til rette. Hvis forutsetningene er gode, så vokser også digitale økosystem organisk og kan skape store nettverkseffekter. Digitaliseringsdirektoratets video viser på en enkel måte hvordan dette også gjelder for offentlige tjenester – og at samordning og koordinering er nødvendig for å skape en effektiv offentlig sektor og gi innbyggerne en sømløs opplevelse.

Digitaliseringsdirektoratets video viser på en enkel måte hvordan dette også gjelder for offentlige tjenester – og at samordning og koordinering er nødvendig for å skape en effektiv offentlig sektor og gi innbyggerne en sømløs opplevelse.

Som stor, nordisk IT-leverandør har Tietoevry god erfaring med samhandlende markedsplasser blant våre kunder. Felles IT-løsninger til ulike bankgrupperinger i Norge er ett eksempel. CleverHealth Network i Finland et annet. Vi heier på Digi-nettverkenes arbeid med å koordinere IT-utviklingen i kommunal sektor i Norge.

#3 Kraftig økende kompleksitet

Stadig flere av de digitale endringsbehovene som treffer kommunene kommer fra de eksterne omgivelsene: Nye regionale eller nasjonale fellestjenester, nye standarder og reguleringer og nye trender eller trusler i en stadig raskere digitalisering i samfunnet. Det virker unektelig som at digitaliseringen i sum skaper økende kompleksitet. Og det trenger jo ikke akkurat kommunene på toppen av økende økonomiske, demografiske og migrasjonsrelaterte utfordringer… Hvordan kan man sikre at de digitale løsningene man anskaffer hjelper til å forenkle hverdagen i stedet?

• Forenkling i form av økt brukskvalitet i prosessene er en naturlig konsekvens, som beskrevet i et eget kapittel over. Selvsagt et «must», men er det nok? Henger de nye e-helse-løsningene med når rolleglidning, ny innovasjon eller ny organisering endrer på beste praksis?
  
  
• Forenkling gjennom standardisering av løsning; ref. for eksempel overgangen til en felles tjenesteleveransemodell («SaaS») og det pågående koordineringsarbeidet i digi-nettverkene. Dette vil indirekte medføre standardiseringsbehov i hvordan man jobber i den enkelte kommune. Vil det gjøre at man også vil måtte gå i takt fremover? Er tilgangen på nødvendige ressurser og kompetanse likt fordelt på tvers av kommunene?
  
  
• Forenkling ved å raskt implementere internasjonale standarder; EU har satt i gang mange initiativ for å møte internasjonal konkurranse og en datadreven fremtid, og kommer nå med flere nye lovkrav, deriblant European Health Data Space. Alle leverandører må sertifisere sine løsninger på datautveksling innen flere informasjonsområder – pasientsammendrag, e-resept, bilderapporter, labsvar og epikriser. Og regelverket vil også treffe hvordan man jobber med disse områdene som konsument eller produsent; Der du før skrev en enkel fritekst, må du kanskje legge inn strukturert informasjon. Rutiner må endres, ansatte må læres opp på nytt.

«Endring» blir den nye normen. I de nye anskaffelsene blir da ikke-funksjonelle behov som understøtter dette viktigere. I tillegg må kommunene forberede organisasjonen for det som kommer; skaffe seg kompetanse på prosessoptimalisering, standardisering og tjenesteanskaffelser. Forholdet til leverandørene må endres til å bli digitale partnerskap, der man jobber tett sammen om forenkling og digitalisering, avtalefester tjenester og tjenestekvalitet og forutsetter at løsningene bygges på robuste, underliggende plattformer.

Ved å anskaffe nødvendig programvare som offentlige skytjenester kan man redusere en god del av kompleksiteten. Kommunene får redusert behov for å rekruttere eget IT-driftspersonell og slipper å bekymre seg om stadig strengere krav til miljøvennlig drift, høy oppetid og kontinuerlig trusselovervåking. Ved å bygge på en ledende offentlig skyplattform – som for eksempel Microsoft Azure – får kommunen indirekte tilgang til ny innovasjon, oppdaterte sikkerhetsmekanismer og 10.000-vis av dedikerte sikkerhetsteknikere.

For å forstå og beskytte brukerne mot digitale trusler vurderer Microsoft 78 billioner sikkerhetssignaler fra Azure – hver dag (!) Det raskt økende trusselvolumet er drevet frem av KI-algoritmer – og det har radikalt endret cybersikkerhet-landskapet. For å beskytte driftskundene mot et trusselbilde i kontinuerlig endring, må nå også overvåkingen gjøres av KI.

Hva betyr EHDS for kommunene

EHDS er forkortelsen for European Health Data Space – et felles europeisk helsedataområde. Det skal sikre at vi får sømløs, sikker og effektiv flyt av pasientenes helsedata mellom – og innen – land i Europa. Pasienter skal få bedre tilgang og større kontroll over sine helsedata. Forordningsforslaget inneholder en rekke krav som regulerer utveksling av utvalgte datakategorier. I de to første fasene er helsedata som pasientsammendrag, e-resept, bildestudier, laboratoriesvar og epikriser inkludert.

EHDS vil bli gjeldende i Norge gjennom EØS-avtalen og tidlige konsekvensutredninger gjort av bl.a. KS, Stavanger, Kristiansand og Trondheim kommune, viser at EHDS vil treffe kommunene bredt. Dette betyr at kommuner som skal anskaffe e-helse-løsninger fremover må sikre seg at disse vil støtte forordningens krav til interoperabilitet, sikkerhet og personvern. Samtidig betyr EHDS også endringer i en rekke prosesser i kommunal helse, omsorg og oppvekst. Det blir viktig å sikre datakvalitet – ref. Orden i eget hus. Det planlegges nå utprøving av EHDS på legevakt i Bodø og Stjørdal i 2025.

Hvorfor standardisere informasjon og prosesser?

Det er mange potensielle gevinster med standardisering i helse og omsorg. Den største drivkraften bak standardisering av informasjon er ofte økt interoperabilitet, mens ønsket om økt effektivitet ofte driver standardisering av arbeidsprosesser i organisasjonen.

Resultatet av standardisering er alltid det samme – en reduksjon i variasjon. Og det kan ha store indirekte gevinster, som enklere sekundærbruk av data eller likere tilgang til helse- og omsorgstjenester i kommunen, regionen eller landet. En annen indirekte konsekvens av standardisering, er at kompleksiteten i tjenesten gjerne reduseres. Standardiserte rutiner reduserer usikkerhet rundt roller og ansvar – og øker forutsigbarhet og styringsevne for ledelsen. Dette bør være sentrale plattformegenskaper i de e-helse-løsningene man tenker å anskaffe.

Lær mer om hvilke EPJ-løsninger Tietoevry Care tilbyr.

Last ned artikkelen som PDF-fil.