Lifecare-kumppanuusmalli tuo kehittäjät ja käyttäjät saman pöydän ääreen

"Ensimmäinen tunne oli, että wau, olen sisällä täällä ja minua kuunnellaan.” Näin kuvailee ensikosketustaan Tietoevry Caren kumppanuusmalliin Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soiten tietohallintoylilääkäri Jari Johansson. Tapaamisessa Johansson ja kollegat eri puolilta Suomea pääsivät kokeilemaan Tietoevry Caren Lifecare EHR asiakas- ja potilastietojärjestelmän tulevaa versiota ja uusia ominaisuuksia.

“Harvoin saan lääkäreitä niin innostuneesti mukaan it-asioiden ympärille kuin tämän yhteistyön kautta. Yhdessä tekeminen tekee järjestelmäkehitystä ymmärrettävämmäksi kliinikoiden parissa. Tällä on merkittävä arvo”, kertoo Keski-Suomen hyvinvointialueen tietohallintojohtaja Ari-Pekka Paananen.

Palautteesta ennakointiin

Tietoevry Caren kumppanuusmallin myötä Lifecare-järjestelmän kehittämisen filosofia on kokenut valtavan muutoksen.

Aikaisemmin vuosipäivitykset tehtiin pitkälti valmiiksi ennen julkaisua ja jakelua asiakkaille. Asiakkaan tietohallintoa tavattiin harvemmin ja ominaisuuksien kehittäminen perustui kliinikoilta saatuun palautteeseen jo käyttöön otetuista järjestelmistä. Jos jokin asia ei arjessa toiminut, siihen reagoitiin palautteen perusteella jälkikäteen.

Myös kanssakäyminen loppukäyttäjien kanssa oli aiemmin enemmän pistemäistä.

“Voisi sanoa, että olemme kumppanuusmallin myötä siirtyneet reaktiivisuudesta proaktiivisuuteen”, tiivistää Tietoevry Caren terveydenhuollon liiketoiminnasta vastaava johtaja Teemu Vähäkainu.

“Tekemisen malli on aivan erilainen. Ennen odotettiin uutta versiota ja siitä keskusteltiin. Nyt keskustelu on jatkuvaa ja ominaisuuksia voidaan paketoida etukäteen, kustannusten asettamilla reunaehdoilla”, Paananen kertoo.

Kolme vuotta voimassa ollut kumppanuusmalli tuo yhteen järjestelmän kehittäjän, hyvinvointialueiden tietohallinnosta vastaavat ja kliinistä työtä tekevät. Mallissa on mukana kahdeksan hyvinvointialuetta, jotka tuottavat palveluja yhteensä 1,4 miljoonalle suomalaiselle.

Vuorovaikutus avaa uusia näkymiä

Käytännössä vuoropuhelua käydään esimerkiksi kliinikoiden tapauksessa vähintään kerran kuussa. Tapaamisissa on mukana Tietoevry Caren asiantuntijoita, lääkäreitä ja myös hoitajia kahdeksalta eri hyvinvointialueelta.

”Keskusteluissa pohditaan tulevia kehitystarpeita, mitä kehittämisessä pitäisi priorisoida, vaihdetaan kokemuksia ja opitaan toisilta. Lisäksi kokeillaan tulevia ohjelmistoversioita ja annetaan niistä palautetta. Keskustelua käydään myös epävirallisesti tapaamisten välillä”, Soiten Johansson kertoo.

“Yhteishenki ryhmään osallistujien kesken on erittäin hyvä ja avoin. On ensiarvoisen tärkeää, että mukana on iso, tietyllä tavalla tasa-arvoinen joukko eri hyvinvointialueilta. Jokaisella on omat erityispiirteensä ja asioita, joista toiset voivat oppia.”

Myös tietohallinnon näkökulmasta kokemusten jakaminen on erittäin arvokasta. Yhdessä kehittäminen on tuonut tärkeitä näköaloja vertaisorganisaatioiden tekemiseen ja tarpeisiin, Paananen toteaa.

“Ymmärrys siitä, mitä toiset tekevät ja miksi he tekevät on parantunut todella paljon. Sen pohjalta voi arvioida omia hankkeita ja tarpeita, mikä on tärkeää ja mikä vähemmän tärkeää.”

Käytännössä kumppanuusmallin tuoman vertaisyhteistyön kautta on saatu parannettua esimerkiksi verkkojen vakautta ja sitä kautta palvelujen jatkuvuutta.

Ryhmässä toimiminen ja paremman kokonaiskuvan luominen on auttanut merkittävästi myös Tietoevryä kehittämistyössään.

“Esimerkiksi toimintavarmuuden parantaminen on tehostunut huomattavasti, kun voimme käydä asioita yhdessä läpi ja ymmärrämme paremmin ympäristöjen erilaisuuksia. Mutkaton keskusteluyhteys on tässä isossa roolissa”, Tietoevry Caren Vähäkainu valottaa.

Parempaa näkyvyyttä ja hallintaa myös kustannuksiin

Kumppanuusmalli on osoittautunut toimivaksi myös kustannusten hallinnan näkökulmasta. Budjetointi on helpompaa, kun on parempi näkymä tulevaan, Keski-Suomen hyvinvointialueen Paananen kertoo.

“Kustannusten hallinta on ihan keskeisimpiä etuja. Olemme pystyneet keskittämään rahallisia panoksia meille tärkeisiin asioihin. Toisaalta kehityspanoksia voidaan myös jakaa läpinäkyvämmin toisten kanssa.”

Aiemmassa toimintamallissa kehittäminen oli Paanasen mukaan sirpaleisempaa ja kustannukset kasautuivat helposti tiettyyn hetkeen.

“Ennustettavuuttahan tämä on tuonut huomattavasti lisää koko toimintaan, ja se on tietysti myös kustannusten hallinnan kannalta hyvin toivottu asia.”

“Jokaisen lääkärin täytyy ajatella myös taloutta. Terveydenhuolto on niin kallista, että meillä ei ole oikeutta tuhlata rahoja, jotka on ihmisiltä kerätty. Uskon, että lääkärin identiteettiin onkin pitkälti leivottu sisään ajatus eurojen käyttämisestä viisaasti, oli kyse sitten kliinisestä työstä tai potilastietojärjestelmän kehittämisestä”, tietohallintoylilääkäri Johansson arvioi.

Tietojärjestelmä on kliinikon jatke

Suuri osa potilaiden parissa työskentelevien ajasta menee arkisessa työssä muuhun kuin potilaiden hoitamiseen, esimerkiksi hallinnollisiin asioihin ja kirjaamiseen. Työtä tukevien ja sitä sujuvoittavien tietojärjestelmien avulla aikaa voidaan vapauttaa olennaiseen.

“Tietojärjestelmän täytyy toimia kliinikon jatkeena. Minä käytän järjestelmää eikä järjestelmä minua. Helppo käytettävyys on tärkeää. Sen ansiosta saan apua potilaalle ja voin keskustella muiden lääkäreiden ja hoitajien kanssa. Ilman potilastietojärjestelmää työni olisi jopa mahdotonta”, Johansson kiteyttää.

30-vuotisen uran gynekologina tehnyt Johansson on aina ollut kiinnostunut myös tietotekniikasta ja osallistunut mahdollisuuksien mukaan sen kehittämiseen. Kumppanuusmalli on iso harppaus.

“Se on kuin yö ja päivä aiempaan verrattuna. Nyt pääsemme keskustelemaan ja oikeasti vaikuttamaan siihen, mihin suuntaan tärkeintä työkaluamme kehitetään.”

Mitä seuraavaksi?

Kuten kumppanuusmallin avulla kehitettävää potilastietojärjestelmää, myös mallia itseään kehitetään. Ari-Pekka Paananen kertoo, että keskinäisen ymmärryksen lisääminen on ollut hyvin arvokasta. Toisaalta nälkä myös kasvaa syödessä.

“Läpinäkyvyys kehittämiseen on nyt hyvällä tasolla, kun sitä aiemmin ei ollut käytännössä ollenkaan. Nyt sitä vain haluaisi nähdä heti kaiken mitä pystytään kehittämään!”

Tietohallintoylilääkäri Johansson saa ajoittain kliinikoilta palautetta kehittämisen tahdista, mutta ymmärtää monimutkaisten ja kansallisesti tarkasti säänneltyjen tietojärjestelmien kehittämisen ottavan aikaa.

“Ainahan sitä haluaa, että kaikki tapahtuisi nopeasti. Kun näkee ennalta uuden, tulevan version, niin tietenkin siitä haluaisi kaikki herkut itselle käyttöön jo heti, mutta ohjelmistokehitys ottaa luonnollisesti aikansa.”

Yhdessä eteenpäin

Uusi kehittämisen malli on siis osoittanut tehokkuutensa ja hyötynsä. Alkuun vaadittiin uudenlaista heittäytymiskykyä ja ajattelua kaikilta osapuolilta.

Läpinäkyvyyden tarjoaminen esimerkiksi tuotekehityksen pitkän aikavälin suunnitelmiin oli myös Tietoevrylle uutta, Teemu Vähäkainu kertoo.

“Myös meiltä vaadittiin rohkeutta olla aidosti läpinäkyvä asiakkaan suuntaan ja ottaa asiakas lähelle suunnittelutyöhön mukaan. Nyt tekemistä priorisoidaan yhdessä ja äänestetään, mitä ominaisuuksia lähdetään seuraavaksi viemään eteenpäin. Entistä mallia kaipaa tuskin kukaan. Kumppanuusmallissa meillä on yhteinen vastuu siitä, miten asiakas- ja potilastietojärjestelmä kehittyy.”

“Ajattelen, että melkeinpä ainoa järkevä malli kehittää tällaista järjestelmää, on tehdä sitä yhdessä niiden kanssa, jotka järjestelmää oikeasti käyttävät ja niiden, jotka osaavat sellaista rakentaa”, Jari Johansson päättää.

Artikkeli on julkaistu alun perin MustRead-sivustolla.

Jari Johanssonin kuva: Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite
Ari-Pekka Paanasen kuva: terotemedia.net, Tero Taka-Eskola
Teemu Vähäkainun kuva: Noora Slotte / Studio P.S.V.