Paikkaatteko ongelmia yksi kerrallaan uusilla järjestelmillä? Vai joko katsotte talousjohtamisen järjestelmiä, prosesseja ja toimintatapoja kokonaisuutena?
Puhuimme siitä, millaisia muutoksia olemme ehtineet kohdata vuosikymmenten aikana niin ajattelutavoissa, toimintamalleissa kuin talousjohtamisen järjestelmissä. Suorituskyvyn johtamisen osa-alueita ovat mm. konsolidointi, raportointi, budjetointi, analysointi ja ennustaminen. Toimintatavat ja -prosessit monimutkaistuvat organisaation kasvaessa ja suorituskyvyn johtamistarpeiden lisääntyessä. Tällaisessa toimintaympäristössä toimintamallien muuttaminen vaatii kokonaiskuvan selkeää hahmottamista ennen kuin käytäntöjä lähdetään muuttamaan.
Uudet teknologiat ovat tuoneet suurille ja keskisuurille organisaatioille vaihtoehtoisia ratkaisuja tarkastella ja johtaa taloudellista suorituskykyä. Yksi tapa on ollut lähteä selkeyttämään monimutkaisuutta keräämällä ja keskittämällä organisaation tarpeet, ainakin konsolidoinnin, budjetoinnin ja ennustamisen osalta, yhteen tietojärjestelmään. Markkinoilla on tätä ajattelutapaa tukevia uusia ratkaisuja, joista OneStream on haastanut muut toimijat tuomalla markkinoille yhdellä alustalla toimivan pilviratkaisun. Näin datan käsittely on selkeämmin hallittavissa koko organisaation laajuisesti, ja sama data on hyödynnettävissä useilla suorituskyvyn johtamisen osa-alueilla. Ratkaisu on myös sovitettavissa jokaiselle organisaatiolle juuri sen omaan toimintamalliin, unohtamatta tulevaisuuden tarpeita, esimerkiksi toiminnan laajentumista.
Usein organisaatioissa investoidaan uuteen järjestelmään, joka täydentää vanhan järjestelmän puutteita. Tällaisessa toimintamallissa pyritään välttämään muutoksia vanhoihin järjestelmiin. Lähdimme tiimin kanssa miettimään, millaisia muutostarpeita viime aikoina organisaatioiden talousjohtamisessa on kohdattu.
Organisaatioissa talouden suorituskyvyn uudet tarpeet ovat ilmenneet esimerkiksi ESG-raportoinnin, talouslukujen visualisoinnin ja ennustamisen toiminnallisuuksissa. Tarpeet nousevat sekä organisaatioiden sisältä yritysjohdolta että sidosryhmiltä. Tarpeiden muuttuessa organisaatioissa on hiljalleen kasvatettu ja monimutkaistettu talousohjauksen järjestelmäkokonaisuutta, jonka ylläpitäminen vaatii useiden henkilötyövuosien työpanoksen moninaisissa eri tehtävärooleissa. Lopputuloksena on saattanut muotoutua epäselviä prosesseja ja sujumatonta vastuunjakoa, lukuisia integraatioita erilaisten tietojärjestelmien ja teknisten työvälineiden välillä ja manuaalisia työvaiheita. Pahimmillaan samaa työtä tehdään useaan kertaan, koska kokonaisuutta on haastava hahmottaa ja samaa dataa on hyödynnettävä useammassa sijainnissa. Muutostarpeiden ilmentyessä organisaatiot ovat toimineet siinä hetkessä parhaalla mahdollisella tavalla ja ongelmia on paikattu hetkellisesti. Kokonaiskuvaa tai muutosten vaikutuksia koko konserniin ei välttämättä ole tiedostettu.
Pelkästään jo useiden järjestelmien hallinta ja niiden ylläpitäminen teknisesti ajantasaisena on työlästä ja kallista. Ja mitä laajemman organisaatiokokonaisuuden - tytär- ja osakkuusyhtiöiden - datan parissa työtä tehdään, sitä monimutkaisemmaksi ja haastavammaksi kokonaisuus muodostuu. Tällöin on huomioitava myös kunkin yhtiön omat tietojärjestelmät ja prosessit, jotka monimutkaistavat merkittävästi taloudellisen suorituskyvyn johtamista.
Palasimme kollegoideni kanssa keskustelussa ongelman alkulähteille. Jos taloudellisen suorituskyvyn johtamiseen tarvittava data on hajallaan, eri yhtiöiden ja konsernin välillä tarvittavien tietojen huomioiminen vaatii työntekijöiltä, mutta myös järjestelmältä enemmän. Lisäksi kaikkea tietoa ei ole ollut aina mahdollista saada järjestelmistä tarvittavassa muodossa, jolloin uusia järjestelmiä on voitu ottaa käyttöön tukemaan esimerkiksi uusia raportoinnin ja riskienhallinnan tarpeita.
Tiimimme on huomannut, että suorituskyvyn johtamiseen tarvittava relevantti ja oikea-aikainen tieto ei siis aina ole helposti saatavilla kompleksisessa kokonaisuudessa, ja joskus sen saaminen järjestelmistä voi olla jopa mahdotonta. Konserneissa datan määrä on nykyisin hyvin suuri, ja etenkin talouden suunnittelussa datan käyttö vuosi vuodelta vain kasvaa, mikä lisää tietojärjestelmäkokonaisuuden suorituskykyvaatimuksia. Kun johtamisessa ei enää keskitytä menneisyyteen vaan järjestelmistä halutaan nopeasti ennusteita siitä, mitä tapahtuu tulevaisuudessa, on selkeytettävä myös toimintamalleja, jotta liiketoimintaan liittyvä muutoksia pystytään tekemään ketterästi. Pelkän tiedon saaminen ei riitä, on myös kyettävä tekemään tarvittavat muutokset tiedon hyödyntämiseksi. Tällöin punnitaan kaikkien talouden suorituskyvyn prosessien ja niiden eri vaiheiden tehokkuutta.
Jokainen ylimääräinen osanen prosesseissa ja järjestelmissä lisää myös esimerkiksi konsernitilinpäätöksen valmistumiseen käytettävää aikaa. Modernit järjestelmät, kuten esimerkiksi OneStream, mahdollistavat sen, etteivät prosessit, datan hallinta tai kompleksisuus ole hidasteena, kuten monista järjestelmistä ja työvälineistä koostuvassa kokonaisuudessa. Taloudellisen suorituskyvyn johtamisen yhteen alustaan keskittävällä ratkaisulla voidaan myös tuoda sellaista lisäarvoa, mitä ei välttämättä osattu tunnistaa. Yksinkertaisimmillaan se on sitä, että jo pelkästään erillisten Excelien ja tiedon siirtoon käytettävä aika voidaan lähes kokonaan poistaa.
Keskustelumme talouden suorituskyvyn johtamisesta polveili tietojärjestelmien ja datan näkökulmien kautta konserneja suuresti koskettavaan haasteeseen, jota työssämme olemme kohdanneet: viestintään ja ihmisiin. Organisaation kokonaiskuvaa on mahdotonta hahmottaa, mikäli taloushallinnon prosessit ovat epäselviä tai niitä ei ole kuvattu tai mikäli talouden suorituskyvyn johtamiseen liittyvistä aikatauluista ei viestitä selkeästi. Haasteita aiheuttaa myös se, että tarvittavaa tietoa esimerkiksi konsernirakenteen muutoksista ei jaeta organisaatiossa riittävän kattavasti tai nopeasti kaikille osapuolille. Kokonaisuuden toimivuuden kannalta organisaatioissa on hyvä olla selkeät raportointikäytännöt ja aikataulut, jotka tulee ulottaa kaikkiin yhtiöihin. Huomioitavana on myös kansainvälisesti erilaiset lainsäädännöt, aikataulut ja toimintatavat. Merkittävässä roolissa onnistumisen kannalta on jatkuva dialogi yhtiöiden sisällä ja niiden välillä, jotta pystytään ajoissa reagoimaan muutoksiin ja tekemään tarvittavia toimenpiteitä onnistumisen tueksi.
Haluamme olla osaltamme vaikuttamassa siihen, että suorituskyvyn johtamistyö helpottuu. Hallitsemalla ja hyödyntämällä dataa yhdellä älykkäällä talousalustalla suomalaiset organisaatiot voivat yksinkertaistaa prosesseja ja vähentää integraatioita. Tästä muodostuva säästö voidaan hyödyntää muualla organisaation ydinliiketoiminnassa.
OneStream on asiakastutkimuksessaan selvittänyt, että yhtenäiseen talousalustaan siirtyneet organisaatiot ovat onnistuneet vähentämään talousdatan hallintaan käytettävää aikaa keskimäärin jopa 80 %. Haluatko lukea lisää aiheesta? Lataa alta Onestreamin Exploring Value Realization -raportti.
Taloudellisen suorituskyvyn johtaminen yhdellä alustalla parantaa datan hallintaa, vähentää teknologista velkaa ja nopeuttaa päätöksentekoa.
Minulla on kunnia työskennellä osaavan ja taitavan tiimin sekä erinomaisen järjestelmän parissa ratkaisukonsulttina Tietoevry Createssa. Omaan monipuolisen kokemuksen erilaisista taloushallinnon, myynnin ja markkinoinnin työtehtävistä sekä kirjoitan työelämästä aktiivisesti LinkedIniin. Tule mukaan seuraamaan Tietoevryn ja tiimimme arkea johtavien konsolidointi- ja suunnittelujärjestelmien parissa!