Kasvatushenkilöstön hallinnolliset ja kasvatukselliset haasteet ovat kasvaneet jatkuvasti. Hyvin toimiva ja helppokäyttöinen kasvatuksen digitaalinen kokonaisratkaisu onkin olennaisen tärkeä.
Digitalisaatio on ollut käynnissä jo pitkään kunnissa ja se on tuonut paljon parannuksia varhaiskasvatuksen henkilöstölle, hallinnolle sekä huoltajille. Tähän ovat myötävaikuttaneet niin rakenteelliset muutokset, kuten väestörakenteen muutos, kuin myös digitalisaation ja uusien teknologioiden kehittyminen.
Digitalisaatiossa ei ole ainoastaan kyse teknisestä kehityksestä, vaan ilmiöstä, jossa vanhoja toimintamalleja, ajattelutapoja ja käytänteitä tulee vähintään tarkastella ja useimmiten myös korvata uusilla. Näin on mahdollista parantaa työn ja toiminnan tehokkuutta sekä niiden laatua.
Opetusalan Ammattijärjestön (OAJ) vuonna 2017 tehdyssä johtajuuskyselyssä kävi jo ilmi, että päiväkodin johtajien työ on edelleen monimuotoistunut ja vastuut ovat kasvaneet. Aika on kortilla samalla kun työtehtävät ovat lisääntyneet.
Digitaalisissa työkaluissa on kuitenkin vielä paljon hyödyntämätöntä potentiaalia. Sivistystoimen palveluja on kehitettävä monikanavaisesti ja kehitystyössä on huomioitava palvelujen saavutettavuus, kuntalaisten tarpeiden monimuotoisuus ja digitalisaation tarjoamat mahdollisuudet. Hyvin toimivilla digipalveluilla on tärkeä rooli myös kuntalaisten osallisuuden kokemuksen kasvattamisessa.
Nykyaikaisten digipalveluiden avulla voidaan vapauttaa aikaa kasvatustyöhön, parantaa kodin ja varhaiskasvatuksen välistä yhteistyötä sekä helpottaa hallinnon työkuormaa.
Digitalisaatio muuttaa varhaiskasvatuksen työmenetelmiä ja toimintatapoja. Suurimpina hyötyinä on paperitöiden väheneminen, viestinnän helpottuminen sekä tiedon hankinnan helppous ja ajan säästyminen.
Kuntien digiloikka oli koetuksella keväällä 2020, kun kunnat siirtyivät koronapandemian takia muutamassa päivässä hajautetun työn malliin. Digiloikan mahdollistajana koko ICT:n kriittisyys ja toimivien työkalujen tärkeys kasvoi huimasti, kun varhaiskasvatuksen hallinnon työntekijät siirtyivät etätöihin. Muuttunut tilanne on haastanut pedagogista johtamista ja tuonut uuden ulottuvuuden – etäjohtamisen ja pakottanut kuntia tarkistamaan omia toimintatapojaan. Samalla tiedottamisen tärkeys korostui eri sidosryhmien välillä.
Kun kunta järjestää palvelunsa nykyaikaisia työkaluja hyödyntäen laadukkaasti, vaikuttavasti ja taloudellisesti kuntalaisten tarpeet huomioiden myös työntekijöiden työmotivaatio vahvistuu ja työyhteisöt ovat hyvinvoivia.
Uusi varhaiskasvatuslaki astui voimaan syyskuussa 2018, jolloin lainsäädäntöä ajanmukaistettiin. Se toi esimerkiksi uudistuksia varhaiskasvatuksen tiedontuotannon kehittämiseen ja lisäsi kuntien raportointivastuita viranomaisille esimerkiksi Varda- ja Koski-tietovarantoihin. Säännöllinen ja reaaliaikainen raportointi edellyttää toimivia integraatioita järjestelmien välillä. Tässä korostuu järjestelmätietojen oikeellisuus sekä viranomaisten, kunnan ja järjestelmätoimittajan saumaton yhteistyö.
Varhaiskasvatuslaissa määritellyt tavoitteet sekä velvoite huomioida lapsen etu varhaiskasvatusta suunniteltaessa ja toteutettaessa ovat koko toiminnan perusta, jossa painottuu pedagogiikka.
Yksi keino selviytyä tästä haastavasta tilanteesta on digitalisoinnin lisääminen – kunhan se tehdään oikein. Digitaaliset työkalut voivat nimittäin olla erittäin tehokkaita tiettyjen hallintotehtävien suorittamisessa.
Varhaiskasvatuslaki nostaa esille huoltajien ja ammattilaisten välisen kasvatusyhteistyön merkitystä lapsen tasapainoisen kehityksen ja kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin parhaaksi sekä huoltajien tukemista kasvatustyössä.
Varhaiskasvatuslain mukaan lasten huoltajilla on oltava mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa lapsensa varhaiskasvatuksen suunnitteluun, toteuttamiseen ja arviointiin. Varhaiskasvatuksen tehtävänä on kehittää toimintatapoja, joilla mahdollistetaan huoltajien osallisuus ja vaikuttamisen mahdollisuudet. Kunnioittava ja arvostava kohtaaminen sekä huoltajien aito kuuleminen ovat avoimen ja luottamuksellisen yhteistyön perusta.
Opetushallituksen Vaikuttava varhaiskasvatus raportin mukaan on ollut havaittavissa, että lapsen henkilökohtaisten varhaiskasvatussuunnitelmien laadinta yhdessä vanhempien kanssa on muotoutunut keskeiseksi, joskus jopa ainoaksi välineeksi kasvatuskumppanuuden toteuttamiseen.
Opetushallituksen laatimat uudet varhaiskasvatussuunnitelman perusteet astuivat voimaan vuoden 2019 alusta alkaen. Uudet varhaiskasvatussuunnitelmat vastaavat osaltaan muuttuvan maailman haasteisiin. Niissä on huomioitu yhteiskunnassa ja varhaiskasvatuksen toimintaympäristöissä tapahtuneita muutoksia sekä tutkimuksen tuomaa viimeisintä tietoa. Tämä ei tarkoita sitä, että kaikki vanha ja toimiva pitäisi muuttaa tai uudistaa. Ajattelu- ja toimintatapojen päivitys tähän päivään on kuitenkin välttämätöntä ja siihen työhön uusi vasu antaa työkaluja.
Koska uuden sukupolven lasten vanhemmat ovat kasvaneet niin, että tietotekniikka on luonnollinen osa arkea, he odottavat myös lastensa kasvatusympäristöltä toimivia digitaalisia viestintäkanavia.
Monia tällaisia ratkaisuja on jo käytössä, mutta vanhempien kohtaamista voidaan edelleen parantaa käyttämällä parhaita saatavilla olevia digitaalisia työkaluja.
Kuntien elinvoimaisuus tulevaisuudessa perustuu kunnan kykyyn tarjota asiakaslähtöisiä ja helppokäyttöisiä palveluja. Varhaiskasvatuksessa tämä tarkoittaa kasvatushenkilöstön ja -johdon sekä huoltajien arjen sujuvoittamista. Hallinnointitehtäviin käytettyä työaikaa tulee pystyä vapauttamaan aikaan lasten parissa samalla kun kunnalle säädetyt tavoitteet tulee täyttyä. Huoltajat taas odottavat helppokäyttöisiä työkaluja asiointiin ja yhteydenpitoon kunnan kanssa.
Mielestämme on ensin varmistettava prosessien ja viestinnän tehokkuus ja joustavuus. Oikeiden tietojen on oltava saatavilla silloin ja siellä, missä niitä tarvitaan. Käsittelyn on oltava ehdottoman turvallista ja mahdollisimman automaattista. Lisäksi on tärkeää, että kaikilla varhaiskasvatuksen toimintaan osallistuvilla – myös huoltajilla – on asioinnista hyvä kokemus.
Digitalisaatio avaa kunnille mahdollisuuden parantaa toimintakykyään tulevaisuuden Suomessa ja koskettaa kaikkia kunnan toimijoita ja kuntalaisia. Digitalisoinnin ja automatisoinnin menetelmät hoitavat rutiinitoiminnot ja vapauttavat resursseja vaativampien henkilökohtaisten asiakaskohtaamisten hoitamiseen.
Ratkaisu on siis valittava huolellisesti. Oikeilla valinnoilla arjesta tulee helpompaa kaikille.