Tietoevry Caren Lifecare-järjestelmä otettiin onnistuneesti käyttöön Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon palveluissa

Hyvinvointialueen asiakkaille uudistus näkyy helpompana tiedonsaantina ja lisääntyneinä sähköisinä palveluina.

Jani Rahko

Terveyden- ja sosiaalihuollon liiketoiminnasta vastaava johtaja

Haaste

Pohjanmaan hyvinvointialueella oli käytössä monta eri asiakastietojärjestelmää ja järjestelmäversioita. Sirpaloituneella kentällä oli haastava tilanne toimia yhtenä alueena, kun toimijat käyttivät järjestelmiä omien tarpeidensa ja toimintamalliensa mukaisesti.

Uuden, yhteisen asiakastietojärjestelmän hankinta oli välttämätöntä, jotta hyvinvointialueen palveluita voidaan kehittää ja uutta organisaatiota hyödyntää paremmin. Kun henkilöstölle tulee yksi yhteinen järjestelmä, voidaan väestölle tarjota palveluita yhdenvertaisesti.

Ratkaisu

Tietoevry Carellä on laaja alan asiantuntemus ja se kehittää Lifecare-asiakas- ja potilastietojärjestelmää yhteistyössä asiakkaidensa kanssa. Koko hyvinvointialueen laajuisesti toimitettu sosiaalihuollon ratkaisu on rakennettu täyttämään kansalliset vaatimukset, ja se skaalautuu alueen organisaatioiden käyttöön. Sosiaalihuollon ratkaisu otettiin käyttöön laajasti Pohjanmaan hyvinvointialueella lokakuun 2024 alussa.

Järjestelmä on käyttäjäystävällinen ja se ohjaa käyttäjää eri vaiheissa, minkä lisäksi se on konfiguroitavissa organisaatioiden erilaisten tarpeiden mukaiseksi. Järjestelmän tekninen toteutus helpottaa hoitokäytäntöjen yhdenmukaistamista avoimen openEHR-tietomallin avulla.

Asiakkaasta

Österbottens välfärdsområde – Pohjanmaan hyvinvointialue muodostuu Kaskisten, Korsnäsin, Kristiinankaupungin, Kruunupyyn, Laihian, Luodon, Maalahden, Mustasaaren, Närpiön, Pedersören, Pietarsaaren, Uusikaarlepyyn, Vaasan ja Vöyrin kunnista. Hyvinvointialueen 8 000 ammattilaista palvelee 176 000 asukasta. Sosiaalihuollossa työntekijöitä on noin 2 850 ja toimipisteitä 124, sosiaalihuollon asiakkuuksia alueella on noin 23 000 (luvut 2024).

Tehostaa työtä

Järjestelmästä saadaan paras hyöty, kun sitä käytetään yhtenäisesti. Ammattilaiset löytävät reaaliaikaisen tiedon helposti, ja väestölle voidaan tarjota palveluita yhdenvertaisesti.

Tukee sosiaalihuollon ammattilaisia

Järjestelmää kehitetään koko ajan ja se muokkautuu toiminnan tarpeiden mukaan. Visuaalisuus ja ohjautuvuus helpottavat käyttäjien työtä.

Täyttää kansalliset vaatimukset

Asiakastietovarannosta saadaan tietoa lainsäädännön ja THL:n määräysten edellyttämää kansallista raportointia varten.

Tietoevry Care toimittaa Pohjanmaan hyvinvointialueelle uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän alueen sosiaali- ja perusterveydenhuoltoon ja erikoissairaanhoitoon vaiheistetusti. Ensimmäisessä vaiheessa järjestelmä otettiin lokakuun 2024 alussa käyttöön Kaskisten ja Kristiinankaupungin perusterveyden- ja suun terveydenhuollossa, sosiaalihuollossa ja laajasti myös muissa hyvinvointialueen sosiaalihuollon palveluissa.

Seuraavat käyttöönotot, joihin kuuluvat perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon ja suun terveydenhuollon sekä osa sosiaalihuollon palveluista, ajoittuvat alkuvuoteen 2025. Uusi järjestelmäkokonaisuus korvaa kuusi eri asiakas- ja potilastietojärjestelmää, jotka ovat olleet käytössä hyvinvointialueen eri yksiköissä.

IT-johtaja Pia Haglundin mukaan Tietoevry Care voitti kilpailutuksen selvästi. Valintaan vaikuttivat osa-alueina esimerkiksi laatu, hinta sekä tuotevertailut, jotka pisteytettiin.

”Lifecare-järjestelmä oli paras kuudessa seitsemästä osa-alueesta ja seitsemännessä se oli toiseksi paras. Tuotevertailussa meiltä oli 140 ammattilaista arvioimassa muun muassa käyttötapausesimerkit, ja niissä he totesivat Lifecaren parhaaksi”, Haglund kertoo.

Onnistunut käyttöönotto

Ensimmäisessä vaiheessa otettiin sovitussa aikataulussa laajasti käyttöön sosiaalihuollon palvelut koko Pohjanmaan hyvinvointialueella. Ratkaisu sisältää THL:n määrittämät palvelutehtävät, prosessit ja asiakasasiakirjat. Tietoevry Carella on substanssiosaamista ja kokemusta isoista kokonaisuuksista ja koko toimitusketjusta. Järjestelmän ja toiminnan yhteensovittamisen ansiosta käyttöönotto sujui teknisesti ja konsultointimielessä hyvin.

”Ratkaisun käyttöönotossa vietiin useita uudistuksia samanaikaisesti läpi. Järjestelmän teknisen vaihdon lisäksi tapahtui myös iso toiminnallinen muutos. Muutos ei rajoitu pelkästään järjestelmämuutokseen, vaan siihen sisältyy myös uusien yhtenäisten toimintatapojen käyttöönotto. Uudet yhteneväiset toimintatavat luotiin työpajoissa, joihin osallistui sosiaali- ja terveysalan ammattilaisia eri alueilta”, selittää Pohjanmaan hyvinvointialueen hankejohtaja Carola Wisur-Hokkanen. Hän jatkaa:

”Tietoevry Caren antamat raamit ja ohjaus ovat olleet välttämättömiä tässä muutoksessa. Heiltä olemme saaneet neuvoja, mitä osioita järjestelmässä voidaan muuttaa ja miten se voidaan konfiguroida hyvinvointialueen tarpeisiin.”

Carola Wisur-Hokkanen Kuva: Varpu Saari, Pohjanmaan hyvinvointialue

Järjestelmä ohjaa työtä ja parantaa tiedonkulkua

Järjestelmäuudistuksen tavoitteena on yhtenäistää hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietoratkaisut ja tukea toimintaa. Järjestelmien yhdenmukaistamisella saadaan myös säästöjä, kun yhden toimittajan sovelluksia on helpompi yhteensovittaa ja jatkokehittää.

”Järjestelmä ohjaa työtä eteenpäin ja tehostaa päivittäistä työtä, kun erikoissairaanhoidosta, perusterveydenhuollosta ja sosiaalihuollosta kirjatut tiedot näkyvät samasta järjestelmäkokonaisuudesta, kunkin käyttäjän tarpeiden mukaisesti. Hyvinvointialueen asiakkaille uudistus näkyy sujuvampana tiedonsaantina ja lisääntyneinä sähköisinä palveluina”, selittää Wisur-Hokkanen.

Wisur-Hokkanen näkee Lifecaren suurena hyötynä sen, että hyvinvointialueelle saatiin muodostettua yhtenäiset toimintamallit. Aiemmassa konsolidointiprojektissa sosiaalihuolto yhdistettiin samaan järjestelmään. Aiemmissa projekteissa ei ollut yhtenäisiä toimintamalleja, mutta nyt toimintamallit tuotiin keskiöön ja ne olivat perusta yhtenäisten toimintatapojen luomiselle.

”Olen ollut hankintaprosessissa mukana markkinakartoituksesta ja vaatimusmäärittelystä aina hankintapäätökseen saakka. Sote-ammattilaisten kanssa käydyissä keskusteluissa on ollut välillä haasteita, mutta onnistuimme lopulta asettamaan riman oikealle korkeudelle ja saimme hankinnan maaliin erinomaisella tuloksella”, sanoo Wisur-Hokkanen lopuksi.