Tietoevryn Edlevo-ratkaisu on mullistanut Kuopion kaupungin varhaiskasvatuksen prosessit ja toiminnan.
Product Marketing for Education
Jokainen huoltaja tunnistaa varmasti tilanteen, jossa kodin ja varhaiskasvatuksen yhteydenpitoa ja esimerkiksi hoitopäivien ilmoittamista on hoidettu erilaisilla lippusilla ja lappusilla.
Aiemmin tämä on ollut osa perusarkea, mutta Kuopiossa ollaan suuntaamassa kohti täysin digitaalisia ratkaisuja. Kaupunki tekee kokonaisvaltaista, koko organisaation läpi menevää muutostyötä digitalisaation ympärillä ja se näkyy myös varhaiskasvatuksessa.
”Online työkalut helpottavat niin huoltajien, varhaiskasvatuksen ammattilaisten kuin hallinnosta vastaavan henkilöstön rutiineja”, Kuopion tietohallintokoordinaattori Jarmo Hallikainen kertoo.
Kuopion varhaiskasvatuksessa on käytetty jo pitkään Tietoevryn järjestelmiä, ja nyt he ovat parhaillaan siirtymässä kohti kokonaisvaltaista Edlevon käyttöä. Käytössä on paljon erilaisia Edlevo-ratkaisuja muun muassa hoito- ja loma-aikojen ilmoittamiseen sekä lupakyselyihin. Myös tiedottaminen ja viestintä ovat siirtyneet koko ajan vahvemmin Edlevoon.
”Siirtymän jälkeen koko meidän asiakastietojärjestelmämme on Edlevossa”, Kuopion kaupungin sovellusasiantuntija Mervi Tolvanen toteaa.
Kun huoltajat ja henkilöstö lasketaan yhteen, niin Kuopion varhaiskasvatuksella on yli 9000 Edlevon käyttäjää. Mitä käytännön hyötyä näistä uusista ratkaisuista sitten on heille kaikille?
Ensinnäkin ne tuovat helpotusta päivittäisiin rutiineihin.
”Helppokäyttöisillä järjestelmillä huoltajat voivat esimerkiksi hakea varhaiskasvatuspaikkoja ja ilmoittaa hoitoaikoja verkossa. Ne vähentävät manuaalista työtä ja nopeuttanut prosesseja, mikä puolestaan säästää aikaa ja resursseja”, Tolvanen selittää.
Toinen merkittävä hyöty on kommunikaation lisääntyminen, kun Edlevo mahdollistaa helpon vuorovaikutuksen vanhempien ja henkilökunnan välillä. Tiedotteet, kuvat ja ajankohtaiset asiat voidaan jakaa reaaliajassa, mikä lisää vanhempien osallistumista lapsen varhaiskasvatukseen ja luo avoimempaa tiedonkulkua.
Kolmas tärkeä näkökulma on pedagogisen tuen parantuminen.
Edlevo-ratkaisujen avulla lapsen kehitystä on helppo seurata, jolloin henkilökunta voi tarjota lapselle yksilöllistä tukea parhaalla mahdollisella tavalla. Ei pidä unohtaa myöskään digitaalisia oppimisympäristöjä ja -välineitä.
”Kouluissa käytetään jo erilaisia opetusympäristöjä ja myös esiopetuksen välineitä on siirretty verkkoon. Nyt olemme kehittämässä myös 3–5-vuotiaiden työskentelyvälineitä ja -ympäristöjä. Haluamme hyödyntää synergiaedut mahdollisimman hyvin”, Hallikainen selittää.
Helppouden ja sujuvuuden lisäksi uudenlaisilla järjestelmillä lisätään kustannustehokkuutta.
”Haluamme tietoturvallisia ja tehokkaita ratkaisuja, jotka toimivat päivittäisessä käytössä, ja joita voimme käyttää pitkään. Rahaa tähän on käytössä rajallisesti, joten ratkaisuja on täytynyt miettiä tarkasti”, Hallikainen jatkaa.
Kuopion tavoitteena on tarjota varhaiskasvatuksen ammattilaisille mahdollisimman hyvät ja toimivat työkalut, jotka tukevat heidän päivittäistä työtään. Lisäksi tavoitteena on kerätä tietoa ja tuottaa lisäarvoa varhaiskasvatuksen toimintaan tiedolla johtamisen näkökulmasta. Kaikkeen kehittämiseen on syynsä, eikä mitään tehdä turhaan tai huvikseen.
”Jokaisen uuden sovelluksen käyttöönoton tulee perustua selkeään pedagogiseen tai käytännön perusteeseen, ja se on testattava huolellisesti ennen käyttöönottoa. Samalla on tärkeää, että digitalisaatio ei lisää työntekijöiden kuormitusta tai aiheuta päällekkäisyyksiä”, Tolvanen toteaa.
Koko organisaation läpi yltävä kokonaisvaltainen digitalisaatio vaatii jatkuvaa kehitystyötä ja huolellista suunnittelua.Tolvanen ja Hallikainen ovat samaa mieltä siitä, että vaikka pieniä kehitykseen liittyviä haasteita tuleekin aina välillä eteen, niin yhteistyö Tietoevryn kanssa sujuu mallikkaasti.
”Kaiken kaikkiaan olen luottavainen ja ylpeä siitä, miten projekti etenee. Olemme ottaneet suuren harppauksen eteenpäin, ja näen, että tulevaisuudessa on vielä paljon mahdollisuuksia kehittää järjestelmää entistä paremmaksi. Yhteistyön avulla voimme löytää parhaat ratkaisut ja varmistaa, että järjestelmä palvelee meitä ja veronmaksajia parhaalla mahdollisella tavalla”, Hallikainen kiteyttää.
Lue lisää Edlevosta