Lead product manager, Tietoevry Care
Haaste
Espoon kaupungin aikuissosiaalityössä oli jo pitkään mietitty, miten toimeentulotukiprosessia saataisiin digitalisoinnin keinoin tehostettua. Asiakkaiden hakemuksia skannattiin sosiaalihuollon järjestelmään, ja hakemustietoja välitettiin tiimeille. Sähköistetty maksatusprosessi puuttui, ja sitäkin toivottiin.
Ratkaisu
Lifecare-työpöydän käyttöönoton yhteydessä päätettiin tarttua myös mahdollisuuteen maksatusprosessin kokonaisvaltaisesta sähköistämisestä. Sosiaalihuollon tarpeita hyvin tukeva Lifecare-työpöytä, Minun muistutukset -osio sekä tarvittavat prosessimuutokset mahdollistivat nopean toiminnan tehostamisen. Työpöytä ohjaa ammattilaisen työtä sekä tarjoaa selkeän, suoraviivaisen roolin ja työnkulkujen mukaisen käyttöliittymän.
Asiakkaasta
Espoon kaupungin aikuissosiaalityössä työskentelee noin 90 ammattilaista, joista suurin osa on sosiaalityöntekijöitä ja sosiaaliohjaajia. Espoon aikuissosiaalityö käsittelee kuukaudessa noin 2 000 toimeentulotuen vireillepanoa ja noin 1000 sosiaalihuoltolain mukaista vireillepanoa. Sen lisäksi tulevat jälkihuoltoa, pakolais- ja maahanmuuttajapalvelua, seniorineuvontaa ja palveluohjausta (Nestori) koskevat vireillepanot.
Parantunut palvelu
Maksatusprosessin nopeutuminen, sähköisen työkalun reaaliaikaisuus
Tuottavuus
Toimeentulotukiprosessin digitalisointi: samalla henkilömäärällä enemmän tuottavaa työtä
Tehokkuus ja joustavuus
Vähemmän henkilöriippuvaisuutta, työn tasaisempi jakaantuminen ja etätyön mahdollistuminen
”Kukaan ei kaipaa takaisin paperisotkuun” - Espoon sosiaalitoimi siirtyi sähköiseen työpöytään
”Kun saimme Lifecare-työpöydän ja Minun muistutukset -osion käyttöön, loppui työntekijöiden juokseminen paikasta toiseen. Maksatuksen työpiste on aikoinaan sijoitettu keskelle toimistoa juuri siksi, että kaikkien olisi helppo tulla siihen, mutta nyt paikalla ei ole enää väliä. Kaikki tieto kulkee sähköisesti”, kertovat aikuissosiaalityön toimistopalveluesimies Kirsi Sucksdorff ja johtava sosiaalityöntekijä Lina Teir-Karhu Espoon sosiaalitoimesta.
”Olimme jo pitkään miettineet, miten meille saataisiin kokonaan sähköinen toimeentulotukiprosessi. Aiemmin skannasimme paperiversiona tulleita hakemuksia järjestelmään ja välitimme tietoja tiimeille. Digitalisoitu maksatuskäsittelyprosessi puuttui, ja mietimme pitkään, miten sen saisi toteutettua”, Sucksdorff kertoo.
Lifecare-työpöytäkoulutuksessa haasteesta keskusteltiin Tiedon Antti Lankisen kanssa, ja hän ehdotti yksinkertaista ratkaisua, miten maksatusprosessi hoidettaisiin kokonaan sähköisesti. Ehdotus kuulosti heti hyvältä, ja yhdessä mietittiin, mitä toimintatapamuutoksia sen käyttöönotto vaatisi.
”Oli tärkeää, että sähköinen työkalu toimi reaaliaikaisesti. Ratkaisu oli tarpeeksi selkeä ja yksinkertainen, ja itse tykkään tästä kovasti,” Sucksdorff kertoo.
Enemmän tuottavaa työtä, mutta kiire ei ole lisääntynyt
Uuteen järjestelmään siirtyminen on ollut kaikille työntekijöille helppoa, ja siihen on menty vaiheittain.
Kirsi Sucksdorffin mukaan sama työntekijämäärä pystyy nyt tekemään enemmän tuottavaa työtä, mutta kiireen tuntu ei ole lisääntynyt. Tehokkuuden lisääntyessä aikuissosiaalityön yksikössä on pystytty hoitamaan nyt myös maahanmuuttajapalveluiden, Nestorin ja jälkihuollon toimeentulotuen maksatukset.
”Maksujen tiedot päivittyvät koko ajan, ja kaikki on selkeässä muodossa ja järjestyksessä. Tuottavuus on kasvanut, mutta kiire ei”, Sucksdorff ja Teir-Karhu kertovat.
Sosiaalihuoltolain mukaisten ilmoitusten määrä on kasvanut, kun vuonna 2015 muuttunut laki on tullut tutummaksi ja organisaatiot osaavat hyödyntää ilmoituskäytäntöä. Kaikki saapuneet hakemukset laitetaan vireille ja niistä tehdään päätös.
Maksatuksen työlista päivittyy sitä mukaan kuin päätökset tallennetaan lopullisina. Papereiden siirtelystä paikasta toiseen päästiin kokonaan.
”Aiemmin hakemuksia ja liitteitä piti etsiä tiimeistä ja arkistosta. Paperihakemuksilla oli myös useita säilytyspaikkoja ja niiden hakemiseen kului aikaa. Nyt etsimiseen ja hakemiseen ei kulu aikaa ja voidaan luottaa siihen, että jos hakemusta ei näy järjestelmässä, sitä ei ole olemassakaan”, Lina Teir-Karhu kuvailee.
Kirsi Sucksdorff (takana) ja Lina Teir-Karhu kertovat, että Lifecare-työpöydän avulla sama työntekijämäärä pystyy nyt tekemään enemmän tuottavaa työtä, mutta kiireen tuntu ei ole lisääntynyt.
Etätyö sähköisenä mahdollista
Uusi järjestelmä on mahdollistanut esimerkiksi etuuskäsittelijöille myös etätyön tekemisen, mikä ei aiemmin ollut mahdollista. Nyt sitä haluttaisiin lisätä edelleen. Myös sosiaalityöntekijät ja sosiaaliohjaajat pystyvät nyt tekemään jonkin verran etätyötä, kun päivään voi yhdistää eri työvaiheita ja -tehtäviä.
Työn tuottavuuden lisäksi mahdollisuus etätyöhön onkin yksi suurimmista eduista, mitä Espoossa on saatu Lifecare-työpöydän käyttöönotosta. Työpöytä mahdollistaa myös palvelun tarjoamisen laajemmalla toimintakentällä. Työ ei myöskään ole enää yhtä paljon henkilöriippuvaista, ja työt jakaantuvat tasaisesti.
Aiemmin maksatuksessa annettu palvelulupaus oli, että kello 12 mennessä tehdyt päätökset saadaan samana päivän maksuun. Nyt ehditään käsittelemään lähes kaikki maksuluettelon sulkeutumiseen mennessä saapuneet päätökset.
”Nyt olemme koko ajan maksatuksessa tilanteen päällä ja pystymme siirtämään maksatukseen tarvittaessa lisäresurssia, kun näemme, paljonko maksettavaa on saapunut”, Sucksdorff toteaa.
Sosiaalitoimessa digitalisaation haasteena on Omapalvelun käyttöaste, joka on vain vähän päälle puolet. Puolet asiakkaista ei siis käytä digitaalista palvelua ollenkaan. Määrää on yritetty nostaa erilaisin keinoin, mutta Lina Teir-Karhun mukaan kaikkia ei saada koskaan siirtymään digitaalisiin palveluihin.
”Paperisia käsinkirjoitettuja hakemuksia on usein vaikea tulkita ja siihen kuluu aikaa. Sähköisten hakemusten käsittely on nopeampaa. Toivommekin, että vähitellen yhä useampi käyttäjä siirtyisi sähköisiin palveluihin”, Teir-Karhu sanoo.